|  | * @Email.* Correo electrónico por el cual el usuario inicia sesión. * Contraseña.* Cada usuario tiene una contraseña asignada, la cual debe ingresar cuando inicio sesión en la plataforma |
| 1. Para recuperar la contraseña se debe hacer clic en el enlace *¿olvidaste tu contraseña?* | 2. Escribe el correo correspondiente al usuario que desea recuperar la contraseña. Clic en restablecer contraseña. |
|  |  |
| 3. A la dirección del correo electrónico del usuario llegará un correo con un enlace que le permitirá modificar la contraseña. | 4. Al hacer clic en cambiar contraseña o en el enlace, se abrirá una nueva ventana donde especificará la nueva contraseña y posteriormente en restablecer. |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/I2n5akknOo8RTrfH-image.png) |  |
| **Información del perfil**: puede modificar el nombre, el avatar, # de identificación, correo, dirección. | **Cambiar contraseña** |
|  | **** |
| **Usuario y** proveedores [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/Z5wU1LNXEpqKrxMw-image.png) | Clientes [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/oC2pCPfeWRyQn35Q-image.png) | Productos [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/wiLFzBlv9xGPRIgs-image.png) |
| Cotización [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/GAHvAahXjCdLDIqg-image.png) | Programación de viajes [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/jPRoXjk6AmnLKo8Z-image.png) | Reservas [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/LIXJTPHMvp407EBT-image.png) |
*Nota:* Al hacer clic en los valores de esta sección, el usuario será redireccionado al módulo de **Reservas**, donde podrá ver los detalles específicos de las reservas asociadas.
[](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/t6IpbxQN1zYxEuSb-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/y3Lw5vqmns2u70h8-image.png) #### Tercera Sección - **Avisos y Alertas:** Esta sección despliega alertas relacionadas con reservas, proveedores y clientes. - **Reservas:** Alerta en caso de que existan reservas sin pagos o con pagos parciales. - **Proveedores:** Alertas relacionadas con pagos pendientes u otros avisos importantes. - **Clientes:** Avisos sobre clientes que cumplen años o que están próximos a cumplir. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/43WK6e6i2UjFO3vi-image.png)*Nota:* Al hacer clic en las alertas de reservas y proveedores, el sistema redireccionará al módulo de **Reservas** para ver los detalles. Al hacer clic en las alertas de clientes, el sistema redireccionará al módulo de **Clientes** para mostrar los clientes asociados a la alerta.
#### Cuarta Sección - **Próximas Programaciones de Viajes:** Lista de viajes programados próximos a vencer en los próximos 14 días y los viajes programados próximos a regresar, a partir de la fecha actual. En este listado se puede visualizar: - Fecha de la programación - Servicio o destino turístico - Estado de los pagos (con porcentaje de pago para todas las reservas asociadas) - Etiquetas y agencia operadora - Otros detalles importantes. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/23xEZYQZFXFklrH5-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/v6Zm0eNxtySb1nMM-image.png)*Nota:* Al hacer clic en el ícono de reserva al lado del número de la programación, se accede directamente a la programación y a las reservas registradas.
[](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/7bJ3EEKJWLKy1Jqu-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/02GH6H8t98uv97wH-image.png)*Nota:* Al hacer clic en el ícono de contabilidad que se encuentra al lado derecho del icono de reserva, se accede directamente al panel de apoyo contable del viaje.
[](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/nYmfpNyqdVNgF1e6-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/m2bOooNKh8Docdg0-image.png)*Nota:* Tambíen podrás asignar etiquetas personalizadas a los viajes, mejorando la organización y facilitando la búsqueda de manera rápida y eficiente.
[](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/6GjFlJYYXerWvW4s-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/2BJzK5yfiQbHHUOD-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/i8mDUbvIZCSuG4rp-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/g1sdy9BhOaWP8oC6-image.png) # Módulos principales Airvi está compuesto por módulos funcionales que estructuran el ciclo completo de operación de una agencia de viajes. Los módulos principales, **Usuarios y Proveedores, Clientes, Productos, Cotizaciones, Viajes y Reservas**, permiten centralizar la información operativa, facilitar la trazabilidad de cada proceso y optimizar la gestión administrativa y comercial. Cada módulo se encuentra conectado con los demás, permitiendo una operación fluida, segura y alineada con las necesidades del negocio.|  |
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|  | Este módulo te permitirá elegir un avatar, modificar la contraseña, te mostrará tus logros del mes y la administración de tus notificaciones. | |
| Inicio: Te permitirá regresar a la página principal, si te encuentras en cualquier otro módulo. | |
| Usuarios y proveedores: Podemos crear y modificar los diferentes proveedores que la agencia tenga. Además, este módulo les permitirá a los administradores crear y/o modificar a los usuarios que ingresan al sistema. | |
| Clientes: Se ingresan los clientes o viajeros, de los diferentes destinos que maneja la agencia. | |
| Producto: Se crean y modifican las plantillas de los servicios que ofrece la agencia. | |
| Cotizaciones: Nos permitirá utilizar una plantilla previamente creada para generar cotización rápidamente | |
| Viajes: Permite seleccionar la plantilla de los productos y programar los viajes, individual o por grupos de viajeros. | |
| Reservas: Muestra un listado con el estado de las reservas creadas, estas se pueden filtrar para una mejor búsqueda. | |
| Calendario de viajes: Muestra los viajes programados desde el día en que inicia hasta su culminación en el calendario. | |
| Viajes próximos: Brinda una lista detallada de los viajes programados y muestra en qué condiciones se encuentra dicho viaje; si en borrador o confirmado. | |
| Liquidador de Comisiones facilita la creación y el registro de pagos a los comisionistas. Este módulo permite llevar un control preciso de los pagos de comisiones, asegurando que cada transacción quede registrada para un seguimiento detallado. | |
| Panel de Seguimiento: Permite visualizar con detalles cada viaje desde varios puntos de vista. (Viajes o reservas, proveedores, clientes, comisión). | |
| Estadísticas: Facilita la descarga de informes según la necesidad del usuario. | |
| Genera un histórico de las transacciones realizadas clasificado por cuentas. Herramienta útil para conciliaciones. | |
| Tareas: puedes crear y asignarte tareas en el calendario. | |
| **Notificaciones:** Muestra un listado de los pendientes. | |
| **Sección destinada a la configuración y gestión completa de hoteles y alojamientos.** | |
| **Hotel: Se crean y se modifican los hoteles** | |
| Tipos de acomodación: Clasificación de los diferentes tipos de acomodaciones, donde podrás activar o desactivar las diferentes acomodaciones | |
| Tipos de habitación: Definición de los tipos de habitaciones junto con su capacidad máxima de huéspedes | |
| Tipos de cama: Configuración de los diferentes tipos de camas, especificando su capacidad de personas. | |
| Calendario de habitaciones: Visualización de la ocupación de cada habitación según su hotel correspondiente. | |
| Modificación y configuración del sistema (Exclusivo para administradores) | |
| Permite crear y modificar etiquetas para organizar y clasificar las programaciones y reservas. Las etiquetas personalizadas facilitan el seguimiento y la identificación rápida de cada elemento, optimizando la gestión de las actividades de la agencia | |
| Festivos permite visualizar y crear días feriados en el sistema. Esta configuración genera alertas automáticas al momento de programar una reserva en días festivos, ayudando a planificar y organizar las reservas de manera efectiva, considerando posibles restricciones o ajustes necesarios en días no laborables. | |
| Permite agregar nuevas fuentes de marketing al sistema. Estas fuentes estarán disponibles en la lista de selección de fuentes de marketing al momento de crear una reserva, facilitando el seguimiento del origen de los clientes y evaluando la efectividad de las estrategias de marketing | |
| Permite registrar nuevos métodos de pago en el sistema. Una vez creados, estarán disponibles en el listado desplegable al momento de registrar un pago dentro de una reserva. | |
| Permite gestionar las sedes de manera sencilla. Aquí podrás registrar la información completa de cada sede, incluyendo su nombre, dirección, ciudad, contacto, y otros detalles relevantes. | |
| El sistema permite registrar imágenes de las instalaciones de los proveedores, así como sus logotipos. Esta funcionalidad mejora la presentación visual del proveedor dentro del sistema y facilita la identificación en módulos como reservas, reportes o fichas técnicas. | |
| El módulo de **Políticas** te permite gestionar de manera eficiente las normas y condiciones que rigen los productos, reservas y cotizaciones de tu agencia de viajes. Puedes crear todas las políticas necesarias y asignarlas según cada caso, asegurando así un mejor control y transparencia en tus operaciones. | |
| Roles y Permiso: Brinda una lista y el detalle de lo que puede hacer dicho rol en el sistema. También permite al administrador crear nuevos roles según su necesidad. | |
| Puntos de encuentro: Aquí se crean los lugares específicos para que los viajeros puedan reunirse fácilmente. | |
| Categoría de productos: Permite crear categorías adicionales para asociar un producto. Esto aplica únicamente cuando los productos o servicios se publican en una página web. | |
| Programación de viajes: Visualiza una lista de destinos programados junto con su duración estimada. | |
| Cuentas bancarias: Permite agregar cuentas para la gestión de pagos. | |
| Impuestos: Permite crear conceptos de impuestos para asociarlos con los pagos | |
| Permite consolidar la información operativa y financiera al final de cada mes, bloqueando ediciones posteriores y generando reportes de control y seguimiento. | |
| Estado del Sistema: Se pueden visualizar las características y las condiciones de la licencia. | |
| El módulo de **Eventos del Sistema** registra y almacena cada movimiento realizado por los usuarios que inician sesión en el software. Esta funcionalidad permite un seguimiento detallado de las acciones dentro del sistema, brindando mayor seguridad y control sobre los procesos. | |
| Cambiar a modo oscuro: cambio de la apariencia del sistema. | |
| Novedades de Airvi: Te redirecciona al blog donde están publicados los cambios y actualizaciones del sistema. | |
| Encontrarás toda la información detallada sobre el funcionamiento de nuestro software. Al seleccionarlo, serás dirigido a una sección completa con guías, manuales, preguntas frecuentes y explicaciones detalladas de cada funcionalidad, diseñada para resolver dudas y facilitar el uso eficiente del sistema. | |
| Cerrar Sesión: Te permite salir del Sistema de forma segura. |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/9NQgwb60NTLSJuR2-image.png) | Botón del Menú Principal: Permite navegar y acceder a todos los módulos del sistema de forma sencilla. |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/dkQlIqYEur0oxwDg-image.png) | Botón de Navegación Atrás: Este botón es funcional cuando hay más de un movimiento en el sistema. Al pulsarlo, podrá retroceder un paso en la navegación. |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/dQXNxQXlOOEBNRvO-image.png) | Botón Home: Al hacer clic en este botón, será redirigido a la página principal del sistema |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/lW1Ugri5OesMyxkG-image.png) | Botón de Navegación Adelante: Este botón estará habilitado solo si ha utilizado previamente el botón de retroceder. Le permitirá avanzar un paso en la navegación. |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/iXTJDsiQsR7vixQb-alertas-del-sistema.png) | Debajo de la barra superior, encontrará las alertas importantes relacionadas con el sistema. Al hacer clic en estas alertas, será dirigido a la sección correspondiente, donde podrá obtener más detalles sobre la causa de la alerta y las posibles soluciones. |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/JWBhTimNzdri8phs-notificaciones.png) | El botón de notificaciones muestra alertas configuradas que se activan cada vez que se ejecuta una actividad, como pagos o reservas, entre otros. |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-09/n5bBLwEfOz1tUAo6-image.png) | Este botón permite agregar un nuevo elemento. La función específica de este botón varía según el módulo en el que se encuentre. |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/9uagTg8g1TCdedeI-image.png) | Botón de viajes: La función de este botón es redireccionar al módulo de viajes. |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/Rm7zFpiVURCetfop-image.png) | Botón de habitaciones: La función de este botón es redireccionar al módulo de calendario de habitaciones. |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/xbHGOgEKaZDNxO58-image.png) | Botón de clientes: La función de este botón es registrar un nuevo cliente en el software |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/v44MXzZZJ6caEcrM-image.png) | Botón de usuarios y proveedores: La función de este botón es registrar un nuevo usuario o proveedor en el software |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/TBfeGgItHStLwPKo-image.png) | Botón de facturas de proveedores: La función de este botón es listar las facturas a proveedores a nivel del viaje y a nivel de reserva |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/jPwLxvUtyjwrsgX1-image.png) | Botón de apoyo contable: La función de este botón es mostrar el resumen contable, ya sea para la reserva o para el viaje |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/pchewL6g8wiRm3V1-image.png) | Botón de editar: La función de este botón es editar él viaje donde podremos hacer cambios que solo afecten a esa salida |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/Zw6QG1uhfqJToUGH-image.png) | Botón tres puntos: La función de este botón es listar todas las opciones anteriores |
**Nota:** Los roles de usuarios y proveedores cuentan con características únicas que el sistema utiliza para definir sus funcionalidades y restricciones.
- **Diligenciar la información requerida:** Completar los datos necesarios según el rol asignado. - **Guardar:** Finaliza el registro y guarda la información en el sistema. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/dEiCPRoaWrqyDHyC-image.png) ##### **Consideraciones importantes:**Para los roles de **Administrador, Agente de Viajes, Contabilidad y Auditor**, el **correo electrónico** será utilizado como nombre de usuario para iniciar sesión en el sistema.
Este proceso asegura una gestión eficiente y personalizada de cada perfil, optimizando las operaciones de la agencia. #### **¿Cómo registrar un Agente de viajes?** - **Hacer clic en "Crear":** Inicia el proceso de registro. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/aAgYCda8CV2hSm6J-image.png) - **Seleccionar el rol:** Establece el rol **Agente de viajes** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/UFnI2KAZM2499OSp-image.png) - **Diligenciar la información requerida:** Completar los datos necesarios según el rol asignado. En este caso, para el agente de viajes, los campos Obligatorios son el **Nombre** y el **Teléfono** - Guardar:** Finaliza el registro y guarda la información en el sistema. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/C6Rx0vaOEZshsIbe-image.png)Para los roles de **Administrador, Agente de Viajes, Contabilidad y Auditor**, el **correo electrónico** será utilizado como nombre de usuario para iniciar sesión en el sistema.
#### **¿Cómo registrar un Hotel (aplica para la mayoría de proveedores)?** - **Hacer clic en "Crear":** Inicia el proceso de registro. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/aAgYCda8CV2hSm6J-image.png) - **Seleccionar el rol:** Establece el rol **Hotel** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/8zLOv5WklzDdRdmx-image.png) - **Diligenciar la información requerida:** Completar los datos necesarios según el rol asignado. En este caso, para el Hotel, los campos Obligatorios son el **Nombre**. - Guardar:** Finaliza el registro y guarda la información en el sistema. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/iT75Ijq5dWWBMc8n-image.png) #### **¿Cómo registrar una Agencia de viajes?** - **Hacer clic en "Crear":** Inicia el proceso de registro. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/aAgYCda8CV2hSm6J-image.png) - **Seleccionar el rol:** Establece el rol **Agencia de viajes** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/ykI0mmbnNnjSilCO-image.png) - **Diligenciar la información requerida:** Completar los datos necesarios según el rol asignado. En este caso, para la agencia de viajes, los campos obligatorios son el **Nombre** y el **Teléfono.** - Guardar:** Finaliza el registro y guarda la información en el sistema. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/2QlBfsIHklNu6rQf-image.png) # ¿Como subir archivos en usuarios y proveedores? - Para subir archivos a algún usuario o proveedor debes **hacer clic** en el botón azul para "**Editar"** un **usuario** o **proveedor**: [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/IXbVQ80ewAoHcI7W-image.png) - **Hacer clic** en el apartado de **"Archivos"** ubicado en la parte superior derecha de la ventana de **usuarios** y **proveedores** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/Pq4xoJiND74uf13Z-image.png) - Para subir el archivo lo puedes hacer dando clic en el clip o en el área que dice **Clic para seleccionar archivos** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/s8K0kHp1TIXHbE0Y-image.png) - **Seleccionar** el archivo que deseas subir [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/jjURHxUfhO0vMSrR-image.png) - **Hacer clic** en "**Cargar archivos seleccionados**" y luego **hacer clic** en "**Guardar"** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/gK3gHf1v3WOb7VNj-image.png) # Roles adicionales y restrictivos Los roles adicionales de permisos nos permiten agregar roles adicionales a los agentes usuarios registrados de la agencia. Para hacerlo se debe hacer lo siguiente: - **Hacer clic** en el botón azul para "**Editar"** editar a un **usuario** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/YGDMLnIQsgNINpqm-image.png) - **Hacer clic** en el apartado de **"Extender permisos según estos roles:"** ubicado en la parte inferior de la ventana de **usuarios** y **proveedores** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/3NaeWxQrFXia33L2-image.png) - **Selecciona** el rol que quieres **Extender** o **Restringir** - **Extender:** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/xwvtgJ3xdS8u4Bpw-image.png) - - **Restringir:** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/PrZ914hVarYVoRWo-image.png) # ¿Cómo agregar imágenes a un hotel? - Para agregar imágenes a un proveedor tipo hotel debes **hacer clic** en el botón azul para "**Editar"** un **usuario** o **proveedor**: [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/albuk0cZ0XcTUt0Q-image.png) - **Hacer clic** en el apartado de **"Galeria"** ubicado en la parte superior de la ventana de **usuarios** y **proveedores** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/DlwxkN1lGMJsmzdi-image.png) - Para subir la imagen lo puedes hacer dando clic en el clip o en el área que dice **Clic para seleccionar archivos**[](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/mAKHelkoj9xWsD9r-image.png) - **Seleccionar** el archivo que deseas subir [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/jp9dwVdCcwlDA3bj-image.png) - **Hacer clic** en "**Cargar archivos seleccionados**" y luego **hacer clic** en "**Guardar"** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/fUicB700lgZGWfUH-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/fcjBOZgYmmFEkeza-image.png) # ¿Cómo agregar una descripción a un hotel? - Para agregar una descripción a un proveedor tipo hotel debes **hacer clic** en el botón azul para "**Editar"** un **usuario** o **proveedor**: [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/2xNnOWJBBX82QriP-image.png) - **Hacer clic** en el apartado de **"Descripción"** ubicado en la parte superior de la ventana de **usuarios** y **proveedores**[](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/qDEr7BvRJM2KCos5-image.png) - Agrega la descripción que deseas poner para el hotel y guardamos [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/PmPGyHwfVyXhNOS7-image.png) # ¿Cómo agregar comodidades a un hotel? - Para agregar las comodidades a un proveedor tipo hotel debes **hacer clic** en el botón azul para "**Editar"** un **usuario** o **proveedor** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/IcTLvGM2oQG3i0QC-image.png) - **Hacer clic** en el apartado de **"Comodidades"** ubicado en la parte superior de la ventana de **usuarios** y **proveedores**[](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/qeAldzCpReJToavJ-image.png) - Agrega las comodidades que tenga el hotel [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/nJYcAMedFIhFzh5M-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/6gHEgfUbkcpLcewt-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/D2pVYMoQxt8Ul9gq-image.png) # ¿Cómo agregar un logo a un hotel? - Para agregar un logo a un proveedor tipo hotel debes **hacer clic** en el botón azul para "**Editar"** un **usuario** o **proveedor**:[](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/Hj2Madx7feLVsQc9-image.png) - **Hacer clic** en el apartado de **"Logo"** ubicado en la parte superior de la ventana de **usuarios** y **proveedores**[](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/1e9rjWurLy4dQimV-image.png) - Seleccionamos el logo previamente cargado en el sistema que deseamos poner [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/hUMsBXr74ljoY69K-image.png)[](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/E8X5Rw2XZWfe6btv-image.png) # Clientes # Módulo de Clientes Módulo para agregar todo lo relacionado con los clientes o usuarios de los servicios ofrecidos por la agencia. **Se accede desde el menú principal.** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/EaTjUJYfKdMqKXxJ-image.png) **Se accede desde la página de inicio.** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/90AeVzkAfJZXay7A-image.png) El **Módulo de Clientes** es una herramienta integral que permite gestionar de manera eficiente los datos de los clientes, realizar búsquedas avanzadas, adjuntar documentos importantes y mantener un registro completo del historial de interacciones. #### **Funciones principales del módulo** Además de crear nuevos registros, este módulo permite: - **Modificar registros existentes:** Selecciona el cliente y actualiza la información. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/wESElDvCm8UNAtFC-image.png) - **Realizar búsquedas avanzadas:** Usa filtros como: [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/7j8Smz2Z7EuwPV9n-image.png) - Nombre o número de identificación. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/ih0OlByHkWPdLODL-image.png) - Rango de fechas. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/HkKHOiyPYLYci2kQ-image.png) - Días próximos a su viaje. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/VWZt6HSRm6EuSIil-image.png) - Agente de viajes asignado [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/ebMtg72f7Z6PaAhs-image.png) - **Adjuntar archivos:** Sube documentos relacionados, como cédula, pasaporte o visa. - Para subir archivos a algún cliente debes **hacer clic** en el botón azul para "**Editar"** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/5JY0i5BIPkOCrQaY-image.png) - **Hacer clic** en el apartado de **"Archivos"** ubicado en la parte superior derecha de la ventana de **usuarios** y **proveedores** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/fjb92pqevm3XgmvO-image.png) - Para subir el archivo lo puedes hacer dando clic en el clip o en el área que dice **Clic para seleccionar archivos** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/n9OcRJAMSswadlQx-image.png) - **Seleccionar** el archivo que deseas subir [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/CjIOnBVl2C3qUEAL-image.png) - **Hacer clic** en "**Cargar archivos seleccionados**" y luego **hacer clic** en "**Guardar"** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/ZRy4kQFaW0OCcJYl-image.png) - **Visualizar el historial del cliente:** Accede a la lista de viajes relacionados mediante la lupa en la card del cliente. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/ta8IxUBtzgrd90WD-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/EzoqLXNdoR79549Q-image.png) - **Cumpleaños:** La carta del cliente cambiará a color naranja si el cliente está cumpliendo años el día de la consulta. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/jbi2mSv2ZpQjR6ts-image.png) --- #### **Detalles adicionales** - **Llamar al cliente:** - Si accedes al sistema desde un dispositivo móvil, puedes llamar directamente al cliente haciendo clic en el ícono de teléfono. El sistema abrirá la aplicación de teléfono de su dispositivo y rellenará el número de teléfono del cliente. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/BfZOatpnjulHipLs-image.png) **Eliminar un cliente:** - - Al ingresar al formulario mediante el botón de editar, ubica el campo *Estado*, cambia la opción de “Activo” a “Inactivo” y guarda los cambios. El icono de eliminar quedará activado una vez guardado. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/hc7IJt0Nmw0r0aev-image.png) - Al hacer clic en el ícono de eliminar, el sistema no borra el registro de forma definitiva por razones de trazabilidad. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/WYrFZKJZlVrTuKXZ-image.png) - El cliente se oculta y puede ser restaurado desde la opción **"Mostrar eliminados"** si es necesario. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/3XuurYPMrfRY14iV-image.png) # ¿Cómo crear un cliente? - **Tenemos dos maneras de crear cliente, la primera es desde un archivo plano.** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/DLZ0smvz4Yj3KBYT-image.png) - **Contenido de importación:** Debemos de adjuntar los datos de los clientes con ayuda del formato de Excel que nosotros le facilitamos. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/5mtb08ydp0d93v0n-clientes-archivo-plano.png) - Debemos de seleccionar el formato de la importación [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/5JRgWzVhfREui5nZ-formato-importaion.png) - - Podemos activar dos opciones que nos ofrece el software para dar más claridad a la información de nuestros clientes [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/tB5ph2rgOZWk8Sfw-image.png) - **Previsualizar:** Damos clic para previsualizar la información que estamos importando [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/Mg5uBhvvm2dP8CbQ-previsualizar.png) - **Validar Datos:** Tendremos 4 vistas previas para ver los resultados de nuestra importación - 🟢Clientes que serán creados.[](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/ypV259cIu5hmEQNZ-clientes-creados.png) - 🟡Clientes que serán actualizados. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/8GMk5zeUknKGeCZI-clientes-actualizados.png) - 🟠Clientes que serán omitidos. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/eAPt74FsPKi9t8kp-clientes-omitidos.png) - 🔴Clientes que serán fallidos. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/961T2S8gh4Eh2TVL-clientes-fallidos.png) - **Confirmar y crear clientes.** **[](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/xcrQgyBqYA0XkKZ3-confirmar-clientes.png)** - **Finalizar:** Guardar los filtros. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/1NSvGoHyvS2sJAJG-finalizar.png) #### **Creación manual** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/jR2Rqfao86Q0JRiy-image.png) - **Completar el formulario:** Diligenciar toda la información y guardamos dando clic en el icono de guardar en la parte superior derecha. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/hggLw2KPiPu9TEtB-image.png) # Validación de Existencia Previa de Cliente Al crear un nuevo cliente, se verifica si el cliente ya existe en el momento de ingresar el número de documento. Asimismo, al modificar un cliente ya registrado, el sistema verificará si el documento de identificación ingresado pertenece a un cliente existente. Esto previene la duplicidad de información y errores de diligenciamiento. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/GbCAObHmICFtO0u2-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/PDq9l2qbF2e0T5L3-image.png) # Asignación de cliente a Freelancer o Agente de viajes Puede asignar a uno de sus freelancers como responsable de un cliente. Si un cliente fue referido por un freelancer, puede seleccionarlo de la lista y marcarlo como responsable de ese cliente. Esta asignación se puede realizar en el perfil del cliente al momento de su creación o actualización. - - Para asignar a uno de sus freelancers como responsable de un cliente, debes **hacer clic** en el botón azul para "**Editar"** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/hSLXsLM7CSNW6jzx-image.png) - Después presiona el campo de **agente de viajes** para seleccionar ese agente o freelancer [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/X4CWoMKyKxKtR669-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/p934gLAAJiEKakRn-image.png) # Alerta de Cumpleaños El sistema ahora muestra una nueva alerta en la página principal relacionada con los cumpleaños recientes de los viajeros. Cuando el cliente esté cumpliendo años, se mostrará el cuadro de registro de color naranja. En el panel de clientes, hay un filtro que le permite buscar clientes que cumplen años en un rango de fechas específico. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/sMMj9smx0371vXda-image.png) # Productos # Acceder al módulo de productos Dentro del módulo de productos, se crean y almacenan las plantillas destinadas a la elaboración de cotizaciones y reservas de viajes. Este módulo es accesible a través del menú desplegable situado en la esquina superior izquierda, así como mediante la opción disponible en la página principal, representada por la imagen del paisaje. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/vIKUdh38lAjS7sWD-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/tiZQ7DFUZhLRWafC-image.png) # Listado de productos [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/UcVzfhGBpacMw6YZ-image.png)[](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/P8qzaaR5CnryouNG-image.png) Esta sección del sistema permite consultar, filtrar y gestionar los productos creados dentro de la plataforma. Está diseñada para ofrecer una visualización rápida y centralizada de todos los productos turísticos, como excursiones o paquetes, asociados a cada agencia de viajes. #### Funcionalidad general Al ingresar al módulo de **Productos**, se despliega una tabla que contiene los siguientes elementos: - **Barra de búsqueda y filtros superiores**: Permiten refinar la visualización de productos mediante los siguientes criterios: - **Búsqueda por texto libre**: para localizar productos por nombre o palabras clave. - **Producto (multiselección)**: permite filtrar por uno o varios productos específicos. - **Tipo de plan**: filtra según la categoría del producto (por ejemplo, paquete turístico o excursión). - **Estado**: permite mostrar solo los productos *Activos*, *Inactivos* o *Todos*. - **Mostrar eliminados**: habilita la visualización de productos previamente eliminados. - **Botones de acción global**: - **Limpiar**: reinicia todos los filtros aplicados. - **Recargar**: actualiza la tabla con la información más reciente. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/GpH31HxY5RrUg5E7-image.png) #### Tabla de productos La tabla principal contiene las siguientes columnas: - **Acciones**: conjunto de iconos que permiten realizar acciones rápidas sobre cada producto. Estas incluyen: - Editar - Eliminar - Programar un viaje - Descargar ficha técnica (PDF) - Visualizar ficha técnica (PDF) - Mas opciones: Sincronizar, Clonar Producto - **Producto**: nombre del producto, acompañado de un ícono de color que identifica visualmente el servicio. - **Agencia**: nombre de la agencia de viajes que gestiona el producto. - **Tipo de producto**: categoría del servicio, como *Excursión* o *Paquete Turístico*. - **Estado**: indica si el producto se encuentra *Activo* o *Inactivo* en el sistema. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/KJj39VCpzdpw7jUG-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/swH1Yizp1Ps70y6V-image.png) En la parte inferior del listado se encuentra el control de paginación, que permite ajustar la cantidad de registros visibles por página y navegar entre ellas. Esto es especialmente útil cuando el número de productos supera el límite visual por defecto. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/UcVzfhGBpacMw6YZ-image.png)[](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/P8qzaaR5CnryouNG-image.png) # Ver y descargar ficha de los productos Dentro del módulo de productos, se dispone de dos botones que permiten consultar o descargar la ficha técnica asociada a cada producto registrado en el sistema. Esta funcionalidad está diseñada para facilitar el acceso a la información comercial y operativa de los servicios ofrecidos. - [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/46BxnMfT44bFXfEb-image.png)**Nota:** *Estos pasos son aplicables para la creación de cualquier tipo de producto o servicio. Puedes omitir aquellos que no sean relevantes para tu caso específico.*
#### **Inicia la Creación** - Haz clic en "Crear". [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/A4Sau9RUwcmzE4qs-image.png) #### **Asigna Información Básica** - **Nombre del Producto/Servicio:** Introduce un nombre para el producto o servicio. - **Agencia Operadora:** Especifica la agencia que lo ofrece. - **Código interno:** Identificador único para tener referencia del producto - **Estado:** Deja el estado como "Activo" por defecto. Si en el futuro dejas de ofrecer el servicio, podrás cambiar el estado a "Inactivo" para evitar que se programe en reservas. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/eE7tgE3G28gTrpBB-image.png)**Nota** si en un futuro no presta ese servicio puede entrar a modificar y cambiar el estado a Inactivo. Así no corre el riesgo de programar un servicio que no esta prestando.
#### **Descripción Corta (Opcional)** - Añade una frase o texto llamativo que describa brevemente el producto o servicio.  #### **Clasificación** - Selecciona la categoría que mejor describa el producto o servicio. Las opciones incluyen: Senderismo, Excursión, Pasadía, Día de Sol, Alojamiento, Transporte, Tiquetes, Asistencia Médica (nacional o internacional), Paquete Turístico. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-09/g4UQexQ7mYZNJUAt-image.png) #### **Tipo de Transporte Principal** - Elige el tipo de transporte utilizado: Aéreo, Terrestre, Mixto (Aéreo y Terrestre), Mixto (Terrestre y Marino), o "No Aplica". [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/ygSKhgWpRoOCy63t-image.png) #### **Duración** - - Indica la duración del producto o servicio en días y noches. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/SuicCl9xp6BzzYtq-image.png) #### **Cupos** - **Mínimo:** Define el número mínimo de clientes para ofrecer el servicio. - **Máximo:** Establece el número máximo de clientes, considerando aspectos como la capacidad del transporte o metas deseadas para el viaje. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/3tskoJ7LP4s2tOT6-image.png) #### **Publicación en la Web** - Marca la opción para que el producto o servicio se publique en tu sitio web, siempre y cuando esté disponible para ofrecer. Esta opción solo está disponible si el su sitio web está integrado con airvi. #### **Parametrización de Alojamiento (Opcional)** - Si el producto incluye noches de alojamiento, puedes especificar los períodos de alojamiento. - Para añadir servicios de alojamiento: - Haz clic en "Añadir Servicios de Alojamiento" y luego en "Sí". - Define el inicio y el fin de cada período de alojamiento con una numeración (Noche 1 a Noche 2). - Puedes gestionar varios alojamientos y periodos diferentes en el itinerario.**Ejemplo:** - Si el servicio solo cuenta con un lugar para el alojamiento y es de **3 días y 2 noches** entonces el inicio seria en la **noche 1 y terminaría en la noche 2**. - Por otro lado, si se trata de un tour o servicio de 15 días con **varios alojamientos** y a demás en distintos hoteles, puede ser que el primer alojamiento sea desde la **noche 1 hasta la noche 3,** el segundo alojamiento sea desde la **noche 5 hasta la noche 8.** Nótese que hay un espacio no cubierto entre la noche la **noche 3 a la noche 5** o sea la noche 4, esto puede ser porque talvez el cliente en esa noche *va viajando entonces no requiere alojamiento, o simplemente esa noche de alojamiento no está cubierta en el plan adquirido*. y así sucesivamente con cada alojamiento.
Al agregar esta parametrización en el área de alojamiento del conjunto tarifario podrá asignar el hotel para el o los diferentes periodos que se hayan creado.
 #### **Conjunto Tarifario** - El **Conjunto Tarifario** permite gestionar las tarifas asociadas a diferentes temporadas y condiciones de disponibilidad. - Dentro del conjunto tarifario encontramos siete sub-segmentos: - **Alojamiento** - **Receptivos y adicionales** - **Tarifas** - **Incluye** - **Itinerario** - **Observaciones** - **Ficha técnica** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/n1BD4alzPAecgLPG-image.png) - **Nombre del Conjunto Tarifario:** - Personalizable para facilitar su identificación y uso. - Es especialmente útil cuando se manejan múltiples conjuntos tarifarios, permitiendo elegir rápidamente el adecuado al momento de crear una reserva. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/mtemGlV63uwHji1u-image.png) - **Categorías de Temporadas Turísticas:** - - Puede asignarse a una de las siguientes categorías según las fluctuaciones del mercado o la demanda: 1. 1. **Alta** 2. **Media** 3. **Baja** 4. **General** (aplica de forma estándar durante todo el año). [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/fj4bamyKCFRau6Ix-image.png) - - **Rango de Disponibilidad o Vigencia:** 1. 1. 1. 1. 1. Es posible establecer un período específico en el que las tarifas serán aplicables, facilitando la planificación y organización de las ofertas. 2. Ideal para sincronizar las tarifas con campañas promocionales o temporadas específicas. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/uwpthVzdBS9Q2VJl-157a6c91-94e1-4457-b3cd-660bf0532d53.png) - **Otras funciones** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/PlZqmF6iqFdk0Xg4-image.png) - **Aplicar a todos** - Esta opción permite replicar la información configurada en un conjunto tarifario hacia los demás conjuntos registrados, según la sección en la que te encuentres. Por ejemplo, si has definido un itinerario en el primer conjunto tarifario y presionas "Aplicar a todos", el sistema copiará ese itinerario a los demás conjuntos automáticamente. Lo mismo ocurre con cualquier otra sección donde utilices esta función, lo que facilita una gestión más ágil y coherente de la información. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/HOcbKDH8b2HlajzX-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/Zx4lpp9FsBEnjtNI-image.png) **Conjunto tarifario #2** antes de aplicar los cambios [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/CQrpjZXkfnnJiEVz-image.png) **Conjunto tarifario #2** después de aplicar los cambios [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/hx7GVaJzpQKZxvpe-image.png) - Alojamiento - **Obligatoria** si se configuran servicios de alojamiento. 1. Permite seleccionar el hotel o los hoteles asociados al servicio turístico. 2. Incluye la opción de marcar si la agencia administra directamente el hotel. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/Uc9V5uGMb4WnQ1fZ-image.png) - ** Receptivos y Adicionales ** - - Podrás agregar servicios complementarios no incluidos en el paquete turístico. - **Opciones de creación:** - **Manualmente:** Haz clic en el botón “+” para agregar un receptivo o adicional, asignándole un nombre y una descripción. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/2NGXMGuG1SL80tpm-image.png) - **Importando información de otro producto:** Usa la lupa para buscar un producto existente, selecciona el deseado, especifica la información a extraer (precios, incluye, no incluye, observaciones y recomendaciones) y confirma para añadirlo. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/8jFqsracVW424Rxf-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/G4a3KKxzaddt273p-image.png) - Presionamos el botón de **Seleccionar** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/Svu2hC8fTVXBgMMf-image.png) - Podremos modificar el nombre de este servicio adicional y seleccionar la información que deseamos extraer del producto previamente seleccionado para establecerlo como servicio adicional [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/G4t8o6b2dPptMMGB-image.png) - **Tarifas:** - - Configura los precios según las acomodaciones y la moneda en la que operará el servicio (diferente a la predeterminada, si se requiere). - Define tarifas para adultos, niños e infantes. - Si hay receptivos o adicionales, también aparecerán en esta sección para establecer sus precios. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/Pyd3wrRjFbvSlXHn-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/fxYnrL2IBixvavl0-image.png) - **Incluye** - Se detallan los servicios, productos o beneficios que ya vienen cubiertos dentro del precio de un paquete turístico. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/9TcUhByrGSX1iodG-image.png) - **No incluye** - Se detalla todo aquello que no está cubierto dentro del precio del paquete o plan turístico. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/FA9XbO5UOviqpmsN-image.png) - **Itinerario (Opcional)** - El campo **Itinerario** en la creación de un producto permite registrar el detalle completo del recorrido o prestación del servicio asociado. Esta información funcionará como **plantilla base**, de manera que, al utilizar el producto en una cotización o reserva, el itinerario se copie automáticamente y pueda ser modificado según las necesidades del cliente o del servicio específico. Al configurar el itinerario en el producto, podrás añadir ítems clasificados por tipo: - - **Día** - **Actividad** - **Información** - **Alojamiento** - **Vuelo** - **Transporte** - **Crucero** Cada ítem permite ingresar texto libre e incluir información como paradas, horarios estimados, actividades programadas, condiciones logísticas, observaciones clave o cualquier detalle relevante. También es posible agregar imágenes, íconos y logotipos para reforzar la presentación visual. Cuando el producto se utilice en una cotización o reserva, el itinerario cargado podrá ser editado para personalizarlo sin afectar la plantilla original del producto. Esto permite que la información base se mantenga estandarizada, mientras se adaptan los detalles a cada caso particular. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-09/dweuJuVskwUCZAMr-image.png) - **Observaciones (Opcional)** - Son aclaraciones o advertencias que el cliente debe tener en cuenta sobre el paquete, el destino o los servicios ofrecidos. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/TjzQ4vzwrp4L3CGs-image.png) - **Recomendaciones (Opcional)** - Son sugerencias para que el cliente tenga una mejor experiencia o para evitar contratiempos durante el viaje. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/QqZ1WhT1WJFNU9Bu-image.png) - **Ficha técnica (Opcional)** - Puede adicionar información esencial sobre el servicio ofrecido. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/jBIWvezlyMbyPuHW-image.png) #### **Ventajas** - Permite adaptar los precios a la estacionalidad del turismo. Facilita el control y ajuste de tarifas en función de la demanda. Mejora la claridad en la gestión de tarifas y su aplicación en las reservas. #### **Punto de Encuentro** - - Si no tienes un punto de encuentro creado previamente, selecciona "Nuevo Punto de Encuentro". Modifica el nombre, la hora y añade la URL de la ubicación en Google Maps. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/LRWY5MJ4iuzs7bnI-image.png) #### **País y Región (opcional)** - La configuración de las casillas **País** y **Región** al momento de crear un producto o servicio tiene un propósito estratégico: - **Análisis Estadístico de Ventas:** 1. Permite visualizar y analizar las ventas realizadas en diferentes **países** y **regiones** del mundo mediante las herramientas de estadísticas del sistema. - **Clasificación de Destinos Turísticos:** - Los destinos turísticos pueden ser organizados estadísticamente según su país y región de origen, lo que facilita: 1. Identificar los destinos más populares por ubicación. 2. Evaluar tendencias de mercado en zonas específicas. 3. Planificar estrategias de ventas o promociones basadas en regiones. - **Optimización de Operaciones:** 1. Ayuda a segmentar los datos de ventas para tomar decisiones informadas sobre la oferta de productos y servicios en determinadas ubicaciones. #### **País y región** - Esta funcionalidad es fundamental para comprender el comportamiento de los clientes y la distribución geográfica de las ventas, mejorando la capacidad de respuesta de la agencia frente a las demandas del mercado global[](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/qMaRaguHGfDcAz0U-image.png) #### **Políticas** - Puedes asignar políticas personalizadas para ese servicio o producto que previamente debiste de haber creado en el **módulo de políticas.** - **Tener en cuenta** 1. En caso tal deje este campo vacío, el sistema cogerá las políticas globales, las cuales están en **parámetros > legal.** 2. Todos los viajes que programes para este producto o servicio estarán con las políticas que asignaste cuando se creó el producto. Si realizas un cambio de políticas dentro del producto y ya hay reservas para este viaje, el sistema no actualizará estos cambios en las reservas que ya estaban creadas para este viaje, este nuevo cambio de políticas se reflejaran en la creación de nuevas reservas. Si deseas cambiar las políticas de una reserva, debes de entrar a esa reserva y dentro de la opción de políticas escoger la que corresponda. **[](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/acFHBsPKEsPLwqll-politicas-en-el-producto.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/EcXrQLewfgQvaKel-seleccionar-politica-en-producto.png)** - Después de seleccionar estas políticas guardas y el sistema te agregará esta política al producto o servicio. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/byrecNeWOvzP05z5-politicas-en-el-producto-seleccionadas.png) - **Guardar:** 1. Haz clic en "Guardar" para finalizar la creación del producto o servicio. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/DM5EMXfe6dIiHet6-image.png) # Integración Airvi Web La implementación de esta característica no está incluida en el valor regular de la licencia. Consúltenos para más información. Con Airvi software, podrás publicar tus planes y servicios en tu página web de manera sencilla y eficiente. A continuación, te explicamos cómo publicar un producto o servicio desde Airvi hacia tu sitio web vinculado. - **Configuración de Visibilidad en Línea ** - Dentro del software Airvi en la creación de la plantilla de producto, selecciona la opción "Configuración de visibilidad en línea". - Marca la casilla "Publicar este producto en línea". [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/t4GhK7nyu3cFdyi5-image.png) - **Descripción del Producto:** - En la parte superior, podrás ingresar una nueva descripción del producto o servicio. Por defecto, este campo toma el mismo nombre que le diste a la plantilla de producto. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/snNjBfob5QMyzYOA-image.png) - **Conjunto Tarifario:** - En el conjunto tarifario, verás la opción de publicar la información. Si tienes más de un conjunto tarifario, elige solo uno. **Nota:** La tarifa que se publica en la web es la primera que dice "Adulto". [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/TaTu7S4OBKjTL5PK-image.png) Aparecerá una alerta si no selecciona un conjunto tarifario [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/BrhQDLkRW8fTbYHD-image.png) - **Módulo de Sitio Web:** - Después de seleccionar el conjunto tarifario que deseas publicar, aparecerá un módulo adicional llamado "Sitio Web". - Este módulo incluye dos celdas para insertar información complementaria del producto. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/uRbco2uDBsoeBuY5-image.png) - **Galería de Fotos:** - Se habilitará un campo para subir una galería de fotos, donde puedes agregar entre 1 y 20 imágenes. - Los formatos aceptados son: .gif, .jpg, .jpeg, .png, .avif, .bmp. - La suma total del tamaño de las imágenes seleccionadas debe ser inferior a 12 MB. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/E0tFTITFGB1PbSE9-image.png) - Debes seleccionar una de las imágenes como la imagen principal. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/Lek2fXyPa5UTSguf-image.png) - **Actualizar la portada del producto:** Desde Airvi podrás actualizar las portadas de los productos en el sitio web. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/007hr5g8vvmiXSAy-image.png) - **Categorías de producto:** Debes de seleccionar las categorías que correspondan al producto que sé está creandoNota: Las categorías se registran en el módulo llamado **Categorías de producto.**
- **Seleccionar el idioma:** Selecciona los idiomas que se manejan para el producto o servicio que se está creando. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/W4N1ekZnk2TzVFil-e1c4f8ec-aa13-47c6-8141-4c5634196cc0.png) - **Duración del tour:** Podrás establecer una duración diferente en tu página web.Nota: el sistema establece por defecto las duración total en noches y días que se configurarón en el software
- **Videos:** Copia y pega un link de YouTube para mostrar un video relacionado con el producto o servicio que se está publicando en la página web [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/cpiIiTUzQSqG0ZSQ-image.png) - **Calendario de programación:** permite registrar, administrar y publicar fechas de salida para productos turísticos de forma clara y estructurada. Este módulo es clave para la planificación de temporadas, visualización de tarifas y organización de itinerarios comerciales. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/2Od6QGvBuK9prP3N-image.png) **Guardar y Publicar:** - - - Al guardar, la información del producto se publicará automáticamente en tu página web. Siguiendo estos pasos, podrás asegurar que tus productos y servicios estén siempre actualizados y visibles para tus clientes en tu sitio web. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/0AlZodmuU3frTVYG-image.png) # Cotizaciones Una cotización es un documento que detalla los costos y los detalles del producto o servicio que un cliente está considerando adquirir. Proporciona información detallada sobre el precio y lo que está incluido en el tour o servicio ofrecido, lo que permite a los clientes tener una idea clara de lo que están obteniendo y a qué costo. # Definición Una cotización es un documento que detalla los costos y los detalles del producto o servicio que un cliente está considerando adquirir. Proporciona información detallada sobre el precio y lo que está incluido en el tour o servicio ofrecido, lo que permite a los clientes tener una idea clara de lo que están obteniendo y a qué costo. En su interfaz podemos identificar las siguientes herramientas. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-08/Ld02rQFqVrS7mvPb-image.png) # Como crear una cotización 1. Haz clic en el botón "Crear cotización".[](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/nm5hJbhupg2IDej5-image.png) 2. Elige la plantilla adecuada para el servicio que estás ofreciendo. 3. Selecciona el plan tarifario correspondiente al servicio. 4. Selecciona la sede correspondiente a la cotización  5. Haz clic en "Crear cotización" o en el ícono de Guardar de la parte superior derecha. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-08/oOOM6G0WZwDmYf4k-image.png) 6. Luego, haz clic en "Modificar" para ajustar la cotización según las necesidades específicas del cliente. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/tfc024bXubzSzk1F-image.png) - - Establece el titular de la cotización. - Ingresa una descripción corta sobre la cotización - Elige la fecha de vencimiento de la cotización. - Determina la duración del servicio en días y noches. - Selecciona la fecha en que se prestará el servicio. - Rectifique que la sede si sea la correcta - Seleccione las políticas que desea usar para esta cotización, **si deja este campo vacío el sistema establecerá las políticas globales, las cuales se encuentran en Parámetros > Legal** - Modifica la cotización según sea necesario, incluyendo servicios adicionales, tarifas y acomodaciones, lo que está incluido y lo que no, itinerario y observaciones. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/UDAAFDZVNKCy2yEd-image.png) - En la sección de tarifas, especifica la cantidad y la acomodación de los viajeros, así como cualquier servicio adicional que se incluya. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/R9xgWKKv9IZUBZ8F-image.png) 7. Finalmente, haz clic en el botón "Guardar" para guardar la cotización y completar el proceso. # ¿Cómo convertir una Cotización a una Reserva? Dentro del módulo de cotización, cada cotización cuenta con una serie de botones de acción. Para convertir una cotización en una reserva, sigue los siguientes pasos:| Botones de acción | [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/0eFbIsdy6TkNc0eZ-image.png) |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/BJoBVhfdHnTD9eqZ-image.png) | [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/tUUZVMx9NllTz5oO-image.png) |
| Botones de acción | [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/sqOdMnoi4Yx6sAbv-image.png) |
**Nota:** Una vez asignado, el guía aparecerá en la lista de clientes para la póliza
 # Actualizar la información de un viaje o servicio programado Para modificar un viaje, asegúrate de aplicar los cambios sólo a ese viaje concreto. Al acceder al panel de reservas, se visualiza una barra azul en la parte superior. En esta barra se encuentra el menú de navegación a la izquierda, el nombre y la fecha del viaje en el centro, y diversas herramientas disponibles a la derecha. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-08/dl6u4UKHuCnVK5z3-image.png) Para acceder y modificar la información del viaje, simplemente haz clic en el botón de "Editar". Aquí podrás modificar absolutamente todo. - Nombre. - Fecha del viaje. - Operador turístico. - El Estado. - Descripción corta. - Tipo de Servicio. - Duración por noches. - Cupos. - Servicios de alojamiento. - Conjunto tarifario. - Puntos de encuentros. # Panel de apoyo contable Para acceder a este panel, simplemente haz clic en el icono de la mano con la moneda. Este icono puede aparecer en color naranja, azul o blanca.  El **Panel de Apoyo Contable** es una herramienta integral diseñada para facilitar la gestión administrativa, financiera y operativa de cada viaje en tiempo real. Su objetivo principal es brindar una visión clara y detallada de todos los movimientos económicos relacionados con el servicio, permitiendo un control eficiente de ingresos, egresos, comisiones y beneficios. Este módulo está dividido en cuatro secciones clave, que permiten a los usuarios analizar y tomar decisiones basadas en datos actualizados: #### **Resumen** En esta vista se concentra toda la información clave del viaje: - Número de inscritos y confirmados. - Presupuesto total y descuentos aplicados. - Pagos recibidos por parte de los clientes. - Gastos asociados a proveedores. - Comisiones del equipo (intermediarios y agentes). - Retenciones, ingresos propios e IVA. - Beneficio final estimado del viaje. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/jLq1QPOAsqHYQb35-image.png) #### **Proveedores** Aquí se gestionan las facturas relacionadas con los proveedores del viaje: - Visualización del estado de pago (pagado o no pagado). - Registro de nuevas facturas y pagos. - Detalle de servicios prestados, comisiones y retenciones. - Acceso a los soportes y archivos asociados a cada factura. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/oDBvEdTDOl9kVYqf-image.png) #### **Reservas** Esta sección muestra las reservas activas asociadas al viaje: - Estado de confirmación. - Identificación de cada reserva con su respectivo número. - Contacto asignado y valor total pagado o pendiente. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/ruauvAluUaIfOdHE-image.png) #### **Clientes** Permite consultar el listado completo de los clientes vinculados a la reserva: - Datos de identificación, tarifa, teléfono y estado de confirmación. - Asignación de silla y estado de acomodación. - Control de asistencia y detalles operativos del cliente. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/kFCnC4kvRdd4n9Yr-image.png) # Reservas El panel de reservas es el módulo donde se administra todo lo relacionado con el viaje. Esto incluye la creación y gestión de reservas de viajes, la asignación de clientes a estos reservas, el seguimiento de los pagos, la aplicación de conjuntos tarifarios, comisiones, descuentos, entre otros aspectos. # Formas de acceder al módulo de reservas Se puede acceder de dos formas. - A través del menú desplegable, haciendo clic en 'Reservas' - Desde la página principal, seleccionando 'Reservas' en el primer módulo ubicado en la parte superior derecha. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/fSv7DWua2w2aINFc-image.png) # Panel de seguimiento de reservas y panel de reservas #### Panel de seguimiento de reservas Para consultar la funcionalidad del panel de seguimiento reservas, haga clic aquí: [https://docs.airvi.com.co/books/manual-de-usuario-airvi-software/page/seguimiento-de-reservas](https://docs.airvi.com.co/books/manual-de-usuario-airvi-software/page/seguimiento-de-reservas) El panel de seguimiento de reservas es el siguiente: [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/JoLqiwEtratr8dDM-image.png) #### Panel de reservas El panel de reservas, por otro lado, se refiere al panel donde se administran todos los detalles de las reservas, incluyendo pagos, reembolsos, tarifas, listado de pasajeros, entre otros aspectos: [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/4tEMK79j1BAbRrza-image.png) # Mensajes de errores **Viaje Cancelado**: Si intentas acceder al panel de reservas de un viaje que ha sido cancelado, recibirás un mensaje de error indicando que el viaje está cancelado. Esto te informa que no puedes gestionar reservas para ese viaje.  **Viaje Eliminado**: Al intentar acceder al panel de reservas de un viaje que ha sido eliminado, se mostrará un mensaje de error que te notificará que el viaje ha sido eliminado. Esto significa que el viaje ya no está disponible para gestionar reservas.  # Herramientas del panel de reservas #### **Panel de reservas** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/q8pzaDRLXLIrg8fk-image.png) #### **Herramientas**| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/2LyL9ZOflO9mxgJU-image.png) | Para crear un nuevo cliente. |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/peVrr6FN1kYB4Kc6-image.png) | Para registrar un nuevo proveedor. |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/eIpeWsKmsih9rKS6-image.png) | Para registrar las facturas y los pagos a proveedores. |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/2UIMNVfahBOUjM2Q-image.png) | Apoyo contable. |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/OfV3JrXb5MKzxclp-image.png) | Editar. |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/K70issfhYOL15edB-image.png) | Menú con todas las opciones. |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/lGLAfwMfXrHjb51g-28c614c5-6cd6-4348-aa9f-224fa443c80a.png) | Para descargar el voucher o el paz y salvo directamente al PC |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/NIE8uhxQ1WmCR9ke-9256edd0-1635-4854-9e20-fc435dbd1180.png) | Para visualizar el voucher o el paz y salvo en el navegador |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/vsNTDykstAtIdlrY-91ec1896-104b-416a-9a45-7de2fcd1d434.png) | Para descargar directamente el voucher sin logo o el paz y salvo al PC |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/270syr7RAH18drsr-dc53a909-50a5-48a8-b14f-9364b2fcc94b.png) | Para visualizar el voucher sin logo y el paz y salvo en el navegador |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/DJNbrzdsSAYU6PRp-476e9962-aa87-487a-b028-ebea92949f60.png) | Permite cambiar la programación del viaje del grupo. Es importante destacar que para realizar este cambio, es necesario que la programación deseada ya esté creada previamente. |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/s2mwETK5VvsL8Doj-91f40277-0cf4-4eb0-9e4d-85eb098d7b35.png) | Informa que el grupo de viaje no ha realizado ningún abono |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/BBo4rwtwY5PYEs9f-2d93199e-39d9-4cb9-9fc5-d56c9786155c.png) | Elimina el grupo de viaje. Esta opción aparece cuando no hay ningún registro |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/EsfyG7Wn0eM01Z0h-5553061c-2dac-4513-a611-d4a61865f4ac.png) | Crea nuevos grupos de viajeros |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/1CTifkOgtWcyQVpU-3548beed-af76-4064-9781-87221cd8377a.png) | Descarga la lista de pasajeros |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/QNTWkxsvHesXewZj-ff2e03ab-836e-4cd7-ad8a-e7002801d70c.png) | Descarga la planilla de acomodación |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/6LRXIHSeT6Thdaqn-6e49b7d6-32b9-4d70-a532-1bc1e443920d.png) | Descarga la lista de los clientes para la póliza de viajes |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/BMdZn39NDSLW3AVc-e4576dbe-a86d-49c1-8786-0b60a728a449.png) | Al hacer clic calculará el valor en pesos colombianos según Tasa Representativa del Mercado (TRM) cuando se estén manejando tarifas en moneda extranjera |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/9VhfgqB9uGha4HHz-dee33871-434c-44ee-add4-55344873fe67.png) | Aplicará la tarifa seleccionada para todos los pasajeros |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/epfoSOqZNbUc7U0J-675c92c3-eff9-488e-93b2-05c64c388929.png) | Aplicará el punto de encuentro seleccionado para todos los viajeros |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/NHXStQZxsGtPyJka-8d0c024d-ade8-401e-bd4a-6ab43aee1d25.png) | Seleccionar el titular del viaje |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/3w0ibB0VAMbjxU2l-83010e50-294b-4f1c-9ae4-bb4d1318946b.png) | Registrar clientes de forma masiva |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/khbhlCej8eVIyQ9P-c0012694-6cfc-45d5-ac00-ec94fad4a5d9.png) | Registra un nuevo cliente |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/8w3B6m3fLOATOwJn-image.png) | Modificar la información registrada en la factura o en el pago. |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/AHADiMqWiQzCYe1F-image.png) | **Eliminar registro.** |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/qLLR2uQnmM6Y7g7m-image.png) | **Permite adjuntar a la factura.** |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/JnoJQpPNQNmNNfiX-image.png) | Se puede establecer como titular de la reserva |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/H5e69XAHalItgfwX-image.png) | No se puede elegir este cliente como titular de la reserva. Por favor revise que sea mayor de edad, tenga país asignado, teléfono, documento de identidad, tipo de documento y que el cliente no esté inhabilitado a nivel de sistema |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/XEWO0QMyKIuQuG1P-image.png) | Es el titular de la reserva |
**Nota:** Para los viajes y servicios que gozan de tarifas estables y permanentes durante períodos largos de tiempo, recomendamos registrar las tarifas en los conjuntos tarifarios del Producto, de modo que al programar viajes, cotizar y crear reservas, estas tarifas ya vengan prestablecidas.
Por otro lado, si las tarifas cambian continuamente, recomendamos dejar los tarifarios en valor 0 y establecer las tarias al momento de cotizar o de crear las reservas.
# Descargar listado de pasajeros Para descargar el listado de pasajeros, simplemente pasa el puntero del ratón sobre el botón de creación de grupos de viaje, que es un botón azul con tres estrellas ubicado en la parte inferior derecha. Cuando lo hagas, se desplegarán tres opciones adicionales: una de color naranja, otra de color fucsia y otra de color verde. Para descargar la lista de pasajeros, simplemente haz clic en la opción de color verde.  # Descargar listado de pasajeros para seguro de viajes Para descargar el listado de pasajeros para seguros de viajes, simplemente pasa el puntero del ratón sobre el botón de creación de grupos de viaje, que es un botón azul con tres estrellas ubicado en la parte inferior derecha. Cuando lo hagas, se desplegarán tres opciones adicionales: una de color naranja, otra de color fucsia y otra de color verde. Para descargar la lista de pasajeros para seguros de viajes, simplemente haz clic en la opción de color naranja.  # Control de disponibilidad de cupos Anteriormente, la plataforma no validaba el control de cupos, lo que permitía que las reservas superaran el límite máximo establecido para cada producto. Aunque en la configuración de los productos se definían tanto un cupo mínimo como un máximo, el sistema no restringía la asignación de espacios cuando se alcanzaba el tope, lo que generaba inconvenientes en la gestión de disponibilidad. Con la nueva actualización, ahora se implementa una validación automática que impide exceder el cupo máximo, garantizando un control más preciso y eficiente sobre las reservas. **Primer escenario** - Añadir clientes a la reserva, si excedes el límite de pasajeros el sistema no te dejará añadir esos clientes, te muestra un mensaje donde te dice el total de cupos disponibles. - **Ejemplo:** tenemos un viaje con cupo máximo de 3 personas y podemos observar que se intentan agregar 4 personas, pero solo hay un cupo disponible, ya que en la lista de los pasajeros ya hay dos registrados [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/CeG0ZPustaXEbbIT-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/XwJD1mJ4jYvnZvET-image.png) **Segundo escenario** - Añadir clientes cuando el cupo está completo, por ejemplo 10/10. El sistema no te dejará añadir más pasajeros y te muestra una alerta que nos dice que debemos aumentar el cupo del viaje para añadir más personas. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/sKq0GQLRae3NQCXo-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/WF0K4tHPAD9xIn3j-image.png) **Tercer escenario** - Añadir bloqueos de cupos cuando el viaje está completo, por ejemplo: vas a añadir un bloqueo de cupos, pero el viaje está 5/5 [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/IOHhrrtaefh0hyao-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/R8tgfmVdsisUDqMx-image.png) **Cuarto escenario** - Añadir clientes desde un archivo plano cuando está completo, por ejemplo 4/4. El sistema no te dejará añadir más pasajeros y te muestra una alerta que nos dice: [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/OtHm3j3N1cyOoVwI-image.png) - Si intentas seguir con el proceso y presionas el botón de **"Añadir y Finalizar"** el sistema te mostrará otra alerta donde nos dice que los cupos están agotados [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/0uWXxGEtcPortJ0V-image.png) **Quinto Escenario** - Añadir clientes desde un archivo plano cuando se excede el límite máximo, por ejemplo 3/4. Y vamos a subir 4 personas desde el archivo plano, el sistema nos mostrará la siguiente alerta [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/FGK5hKgfTy9BhKwW-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/JE7Ce90RMzIIdPke-image.png) **Sexto escenario** - Disminuir el cupo máximo cuando el viaje está completado, por ejemplo tenemos un viaje 4/4 y disminuimos el cupo del viaje a 2, el sistema nos mostrara una alerta donde nos dice que tenemos sobre cupo [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/4DXQ8QMpK5K3kjdW-image.png) **Séptimo escenario** - Convertir una cotización a reserva escogiendo un viaje con cupos completos, el sistema te mostrará un mensaje donde nos dice que el viaje que seleccionaste no tiene cupos disponibles. Puedes presionar el botón azul que nos dice que podemos editar el viaje y así aumentar la capacidad máxima de cupos para el viaje [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/lAvgmRT3lmtsraV3-image.png) # Notas de seguimiento El módulo de **Notas de seguimiento** permite registrar anotaciones internas sobre una reserva o cliente, no visibles para el cliente final. Cada nota incluye un campo de texto obligatorio, la opción de notificar a otro usuario de la plataforma mediante un selector desplegable, y un nivel de prioridad (Alta, Media o Baja), representado con colores rojo, amarillo o verde. Las notas se visualizan con la fecha, hora de creación, nombre del autor, destinatario (cuando aplica), y pueden eliminarse si el usuario tiene permisos. Este módulo está ubicado en el panel de la reserva, y está diseñado para mejorar la gestión operativa dentro de la agencia. Las notificaciones internas se activan si el usuario seleccionado tiene habilitadas las alertas por correo o interfaz. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-09/QNEYiCq7E4YNoNUD-image.png) # Calendario de viajes # Calendario de viajes El módulo de Calendario de Viajes ofrece una visualización clara y organizada de la programación de las reservas de viajes. Facilita la búsqueda avanzada de reservas programadas y permite acceder rápidamente al panel de reserva de viajes haciendo clic en la opción "Ver" desde el calendario. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/YO4wmxZ38XB3zhS0-cc083369-324b-4426-baab-2de5d8e41d63.png) # Viajeros próximos # Viajeros próximos Ofrece una lista detallada de las reservas que están próximas a ejecutarse, brindando información específica sobre cada una de ellas. Además, para facilitar la búsqueda y la gestión de esta información, el módulo cuenta con filtros de búsqueda avanzados. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/Hi1Df28ZG80d7GCL-1de2b3ca-26e2-4f03-99ce-44306270df0c.png) # Comisiones # Liquidador de Comisiones de Ventas de Sus Agentes y Otros Intermediarios Para realizar el pago de las comisiones, debe acceder al módulo de Comisiones. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/kXYFagzyVsujTdlb-image.png) Dentro de la interfaz de este módulo, en la parte superior, encontrará los filtros de estado, propietario de comisión, fechas, y el botón para agregar el pago de la comisión. En la parte inferior, se mostrará la lista de las comisiones generadas. ##### Los pasos a seguir para el pago de las comisiones son: 1. Crear un nuevo pago de comisiones haciendo clic en el botón "+". ○ Se abrirá una ventana llamada: **Buscar comisiones**. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/CnxdJWrCR3fPRMNL-image.png) ○ La interfaz facilita la búsqueda a través de los filtros de búsqueda o, simplemente, pulsando el botón "Buscar" para que automáticamente aparezcan todas las comisiones pendientes de pago. 3\. Utilizando los filtros de búsqueda avanzada en la primera celda de "Propietario de la comisión", busque a quien se le va a realizar el pago. ○ Seleccione las comisiones a las cuales se les van a realizar sus respectivos pagos. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/4qSMKkA62qeViSEc-image.png) 4\. Haga clic en "Crear liquidación". [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/kw3d56nGffl0r7Jb-image.png) ○ Se abrirá una ventana de confirmación donde puede añadir la sede y algún tipo de observación. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/C6TPT3qBuYGT6vV1-image.png) 5\. Haga clic en "Guardar". ○ Una vez guardado, aparecerá la interfaz de liquidaciones. Aquí, debe hacer clic en el botón de modificar el registro guardado para registrar el pago. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/r1t1J5yo6ia86Gif-image.png) 6. Dentro del registro, aparecerán dos opciones: "Editar liquidación" y "Buscar comisiones". ○ Haga clic en "Editar liquidación". [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/NhK4x1l0lZFaeHGj-image.png) 7. Haga clic en el botón "Añadir pago". [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/pd4SwNQy3KoICGBh-image.png) ○ Registre el pago y guarde los cambios. 8\. ¡Listo! [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/svVAbPN0bJkZw2HC-image.png) Además, el módulo de Liquidaciones de Comisiones, una vez generado el registro de pagos, cuenta con un botón para visualizar el comprobante tipo cuenta de cobro de las comisiones pagadas. # Seguimiento # Seguimiento de Reservas Tiene como objetivo principal proporcionar una visión detallada del estado de las reservas. Para facilitar la gestión de estas transacciones, ofrece una serie de herramientas: - **Filtro de búsqueda avanzada: **Permite realizar búsquedas específicas según diferentes criterios, como fechas de reserva, nombres de clientes o destinos. Esto facilita encontrar rápidamente la información deseada entre una gran cantidad de reservas. - **Resumen en valor de las reservas:** Proporciona un resumen claro y conciso del valor total de las reservas registradas en el sistema. Esto permite tener una idea rápida del volumen de negocio generado por las reservas en un período determinado. - **Lista de Reservas y su estado: **Muestra una lista detallada de todas las reservas realizadas, junto con su estado actual. Esto incluye información sobre si la reserva está confirmada, pendiente de pago, cancelada, etc. Esta función facilita el seguimiento de cada reserva y permite tomar las acciones necesarias según su estado. El panel de seguimiento de reservas proporciona herramientas poderosas para gestionar eficazmente todas las reservas, desde su creación hasta su finalización, garantizando un control completo sobre el proceso de reserva. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/ah6ts6PORYOGNzmd-image.png) **Herramientas** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-08/mRMnAjJLSUbwtiXJ-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/QSLBn7osobmhf2ZE-image.png) - **Más filtros** - **Filtro por estado de facturación a clientes** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/5lvvE0CL417XjKJg-hnjnsnerqpcx8gqo-mas-filtros-clientes.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/vuEoOZC1nssRq7JX-facuracion-a-clientes.png) - - Tenemos dos estados, Facturado 🟢 y no Facturado 🔴 **Facturado 🟢** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/P70ZN44ti3PRTdLm-estado-de-facturacion.png) **No Facturado 🔴** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/I74lVQNjPS9jamSR-estado-no-facturado.png) - **Más filtros** - **Filtro por estado de facturación a proveedores [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/hZWX1dIYX8E8jD9I-facturacion-a-proveedores.png)[](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/xPvzXH5qwxml1VAJ-mas-filtros-proveedores.png)** - Dentro de la columna **Facturas a proveedores** tenemos dos valores, el primer valor hace referencia a la factura de los proveedores a nivel global del servicio o producto. El segundo valor hace referencia a la factura de los proveedores a nivel de reserva. - **Ejemplo [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/0tQsOveO4XIcZfy6-ejemplo-factura-a-proveedores.png)** Podemos observar dos reservas con el mismo servicio, en la primera reserva podemos observar que en la columna de **Facturas a proveedores** tenemos [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/9U8ItCiz9mmzwIDn-factura-proveedor-reserva-1.png)esto significa que tenemos una factura a proveedores a nivel goblal y a nivel de reserva. En la segunda reserva podemos observar que tenemos [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/cR8WxJ4SDj4qaTQP-factura-proveedor-reserva-2.png)esto significa que tenemos una factura a proveedores a nivel goblal y no hay facturas a proveedores a nivel de reserva. # Facturas de proveedores Tiene como objetivo principal mostrar los gastos relacionados con las reservas. Además, ofrece diversas herramientas para facilitar la gestión de estas transacciones: - **Filtro de búsqueda avanzada:** Permite realizar búsquedas específicas según diferentes criterios, como fechas, proveedores o estado de la factura. - **Resumen en valores:** Proporciona un resumen claro y conciso de los gastos totales registrados en el sistema, lo que facilita la visualización y el análisis de la información financiera. - **Lista de reservas y su estado:** Muestra una lista detallada de las reservas asociadas a las facturas de proveedores, junto con su estado actual. Esto permite un seguimiento preciso del proceso de pago y la situación de cada reserva. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/9qlMgtCVP5XAczxS-image.png) # Historial de pagos de clientes Brinda una visión integral de los pagos realizados por los clientes en relación con sus reservas, lo que permite un seguimiento preciso del estado de las reservas y una gestión eficiente de los pagos. - **Filtro de Búsqueda Avanzada:** Permite realizar búsquedas específicas según diferentes criterios, como fechas, número de pago o comprobante. - **Listado de pagos:** Muestra una lista detallada de los pagos asociados a las reservas del cliente. Esto permite un seguimiento preciso del proceso de pago y la situación de cada reserva. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/3D4hZIXaWFYl9Aef-image.png) # Historial de Comisiones Proporciona una visión detallada de los pagos realizados en concepto de comisiones en relación con las reservas, lo que permite un seguimiento preciso del gasto asociado a estas comisiones. - **Filtro de Búsqueda Avanzada:** Permite realizar búsquedas específicas según diferentes criterios, como el número de reserva, estado, propietario de la comisión, fecha del viaje o servicio (desde y hasta), y fecha del registro (desde y hasta). Esto facilita una búsqueda rápida y precisa. - **Resumen en Valores:** Proporciona un resumen claro y conciso de las comisiones totales estimadas en diferentes monedas, incluyendo: - Comisión total en COP - Comisión en COP - Comisión en USD - Comisión en EUR - Comisión en PEN: - **Lista de Reservas y su comisión:** Muestra una lista detallada de las reservas asociadas a las comisiones, junto con su estado actual y el propietario de la comisión, permitiendo un seguimiento preciso del proceso y la situación de cada reserva. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/GuTpdkdrcsyqLQw2-image.png) # Cuentas por cobrar y cuentas por pagar Este panel permite conocer el estado de los pagos pendientes de clientes y los pagos pendientes a proveedores según un rango de fechas. Puede acceder a este panel a través del menú desplegable: Liquidaciones > Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar. **Filtro de Búsqueda Avanzada:** Permite realizar búsquedas específicas según diferentes criterios, como el tipo de plan, la operadora y las fechas de salida del viaje (desde y hasta). Esto facilita encontrar información precisa sobre los planes y servicios ofrecidos. **Resumen en Valores:** Proporciona un resumen claro y conciso de los valores totales relacionados con los pagos a proveedores y las ventas a clientes: - A Proveedores: - Valor del pago total - Pagado - Por pagar - A Clientes: - Valor de venta total - Recibido - Por cobrar **Lista de Planes y su Estado:** Muestra una lista detallada de los planes o servicios ofrecidos, junto con su tipo, operadora y estado de pago (pagado, por pagar, recibido, por cobrar), lo que permite un seguimiento preciso del proceso financie [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/22fPXDIwt4SVCWT4-image.png) # Ventas por pasajero El módulo **Ventas por Pasajeros** está diseñado para brindar a las agencias de viajes un control exhaustivo y adaptable sobre las ventas asociadas a cada pasajero, permitiendo una gestión más precisa de los ingresos en función de las dinámicas de registro y liquidación de cada cliente. Este módulo es especialmente útil para agencias que manejan reservas y ventas de manera no simultánea, adaptándose a los requerimientos únicos de su operación. #### **Descripción Detallada del Módulo** - **Control Avanzado de Ventas** - **Registro por pasajero**: Permite un seguimiento detallado de cada pasajero ingresado en una reserva, reflejando de manera precisa las fechas de registro y evitando confusiones entre la fecha de creación de la reserva y la fecha efectiva de venta. - **Gestión de datos históricos**: La capacidad de filtrar registros desde el origen del sistema asegura una trazabilidad completa. - **Opciones de Filtrado Personalizadas** - **Número de reserva**: Encuentre información específica de cada reserva con facilidad. - **Producto vendido**: Clasifique las ventas según los servicios o paquetes turísticos ofrecidos. - **Estado del pasajero**: Identifique rápidamente clientes confirmados, en borrador o cancelados para obtener datos más precisos. - **Rango de fechas**: Analice periodos específicos que reflejen actividades de venta y registro en intervalos ajustados a las necesidades de la agencia. - **Agente responsable**: Monitoree el desempeño individual de cada asesor, facilitando la asignación de tareas y la evaluación de resultados. - **Moneda de transacción**: Organice y compare ventas realizadas en diferentes monedas. - **Visualización y Gestión de Datos** - La tabla inicial ofrece una vista panorámica de entre **300 y 500 registros**. - Herramientas de búsqueda que optimizan el análisis y la personalización de los resultados, asegurando que la información sea fácil de interpretar y aplicar en decisiones estratégicas [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/y87FbE9FONwjEWVs-image.png) # Filtros del panel de seguimiento Airvi permite visualizar y segmentar información crítica mediante filtros integrados en el panel de seguimiento. Estos filtros han sido diseñados para brindar control, trazabilidad y facilidad en el análisis operativo. A continuación se documenta el funcionamiento específico de los filtros disponibles en el **Panel de Seguimiento** - **Número de la reserva** Permite buscar directamente una reserva específica ingresando su número único. Este filtro es útil cuando se conoce con exactitud la reserva que se desea consultar, evitando búsquedas amplias. - **Producto** Filtra las reservas asociadas a productos turísticos específicos (por ejemplo, paquetes, experiencias, excursiones). Al hacer clic en el campo, se despliega una lista con los productos disponibles, permitiendo seleccionar uno o varios elementos. - Uso recomendado: Combinar con Estado de la reserva y Fecha de venta desde/hasta para analizar el rendimiento de un producto en un período determinado. - **Viajes que salen desde / hasta** Permite filtrar las reservas según la fecha de salida del viaje reservado. Es un filtro temporal que acota el análisis a un rango de fechas. - Ejemplo de uso: Consultar todas las reservas cuya fecha de salida esté entre el 01/06/2025 y el 30/06/2025. - **Agente de viajes** Filtra las reservas creadas o gestionadas por un agente específico. La lista se completa automáticamente con los agentes registrados en la plataforma. - Aplicación típica: Identificar el desempeño de cada agente con respecto a las ventas y el estado de reservas. - **Intermediario o FreeLancer** Permite segmentar las reservas gestionadas por freelancers o intermediarios comerciales registrados. Este filtro ayuda a analizar el impacto de terceros en las ventas. - **Estado de la reserva** Filtra según el estado actual de la reserva: Confirmado, Cancelado, Borrador. Es útil para auditorías y seguimiento de reservas aún no gestionadas. - Combinación útil: Estado de la reserva + Estado de pago → permite identificar reservas confirmadas con pagos pendientes. - **Estado de pago** Filtra las reservas en función del estado de sus pagos: Pagado, No pagado. Facilita el control financiero y la gestión de cuentas por cobrar. - **Regresan desde / hasta** Permite filtrar reservas con base en la fecha de retorno del viaje. Ideal para seguimiento post-venta y encuestas de satisfacción. - **Fecha de venta desde / hasta** Permite acotar las reservas generadas dentro de un rango de fechas específicas. Este filtro se basa en la fecha de creación del registro de la reserva. - Ejemplo: Filtrar todas las reservas vendidas en el primer trimestre del año para análisis comercial. - **Filtrar por etiqueta** Permite aplicar filtros según etiquetas personalizadas asignadas a las reservas. Estas etiquetas pueden representar campañas, tipos de cliente, temporadas, etc. - Nota: Las etiquetas deben ser previamente configuradas en el sistema. - **Agencia de viajes/ Operadora** Segmenta las reservas según la agencia de viajes que las generó. Este filtro es útil en estructuras empresariales donde se gestiona más de una agencia o sucursal. - **Ubicación / Sede** Filtra las reservas en función de la sede o ubicación geográfica desde donde se gestionaron. Ayuda a analizar el rendimiento regional o por sucursal. - **Referencia de cobro / factura** Permite realizar búsquedas específicas ingresando la referencia asignada por el proveedor a la factura o documento de cobro. Es útil cuando se desea rastrear un documento en particular. - Ejemplo de uso: Buscar la factura con número “INV-98523” asociada a un servicio específico. - **Plan / Servicio** Filtra las facturas asociadas a un plan turístico o servicio puntual contratado. Este filtro permite analizar la distribución de pagos por tipo de producto ofrecido. - Aplicación típica: Determinar qué servicios están generando más gastos en proveedores. - **Proveedor** Permite seleccionar uno o varios proveedores del listado registrado en la base de datos. Es útil para visualizar los pagos pendientes o realizados a un proveedor específico. - Uso recomendado: Combinar con Estado y Fecha de vencimiento para identificar cuentas por pagar. - **Estado** Este filtro permite clasificar las facturas según su estado actual: Pendiente, Pagada, Parcialmente pagada, Anulada, etc. Facilita la gestión del flujo de caja y auditorías de pagos. - **Número del pago** Filtra directamente por el número o código único que el sistema asigna a cada pago registrado. Útil cuando se desea acceder rápidamente al detalle de un pago puntual. - Aplicación práctica: Localizar el comprobante “PAG-10567” para verificar su estado. - **Número del viaje** Permite buscar pagos asociados a un viaje específico, sin necesidad de conocer el número de reserva. Este filtro es especialmente útil cuando se manejan reservas múltiples dentro de un mismo viaje grupal. - Ejemplo de uso: Consultar todos los pagos asociados al viaje con código “VJ-7893”. - **Pagos registrados en sistema desde / hasta** Este filtro no corresponde a la fecha de realización del pago, sino a la fecha en la cual fue registrado dentro de la plataforma Airvi. Es útil para realizar cortes contables o auditorías según la actividad administrativa del sistema. - Diferencia clave: Un pago puede haberse realizado el 10 de marzo, pero si fue registrado el 15 de marzo, esta es la fecha que contará aquí. - **Comprobante** Permite filtrar los registros de pago que tienen un comprobante adjunto o asociado, como soportes bancarios, recibos escaneados o archivos en PDF. También sirve para validar pagos sin comprobante cargado. - Aplicación: - Identificar qué pagos no tienen soporte digital adjunto. - Validar que todos los pagos relevantes están correctamente soportados - **Propietario de la comisión** Permite filtrar las comisiones según la persona o entidad a la que le fue asignada (por ejemplo, un agente de viajes, un intermediario o un freelancer). Este filtro es clave para el análisis individual de rendimientos y pagos de comisiones. - Aplicación práctica: Consultar las comisiones generadas por el agente "Laura Sánchez" entre enero y marzo. - **Fecha del viaje/servicio desde / hasta** Permite acotar el análisis de comisiones según el rango de fechas en las que se realizó efectivamente el servicio o viaje vendido. Esto es diferente a la fecha de venta o de registro en el sistema, enfocándose en el cumplimiento de los servicios. - Ejemplo de uso: Ver todas las comisiones de viajes prestados durante el segundo semestre del año, sin importar cuándo se vendieron. - **Estado de participación del pasajero** Permite clasificar a los pasajeros según su estatus dentro de la operación: Confirmado, Cancelado, Borrador. Es esencial para monitorear la evolución de las ventas por individuo, considerando cambios de estado en la participación. - Aplicación práctica: Visualizar únicamente los pasajeros con participación activa en reservas asociadas al mes de julio. - **Pasajeros registrados desde / hasta** Este filtro delimita la búsqueda según la fecha en la que fue registrado el pasajero en el sistema, independientemente de la fecha de viaje o reserva. Es útil para monitorear tendencias de registro en temporadas específicas. - Ejemplo de uso: Filtrar los pasajeros registrados entre el 1 y 31 de marzo para evaluar el comportamiento de ventas en dicho mes. - **Seleccionar moneda** Permite definir la divisa con la cual se desea visualizar las ventas por pasajero. Este filtro es clave cuando se trabaja con ventas en múltiples monedas, ya que ofrece mayor control financiero y claridad en los reportes. - Caso de uso: Consultar las ventas individuales expresadas exclusivamente en dólares estadounidenses (USD). # Estadísticas # Acceso al Módulo de Estadísticas Para ingresar al módulo de **Estadísticas**, haz clic en el **menú principal** y luego selecciona la opción **Estadísticas**. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/vLwiuxZOfvJENPpk-image.png) #### Contenido del Módulo de Estadísticas: Dentro de este módulo, encontrarás las siguientes secciones: 1. **Reportes:** Permiten descargar cualquier tipo de información que necesites sobre las reservas y ventas. 2. **Gráficos:** Ofrecen una visualización gráfica de la información disponible, facilitando el análisis y comprensión de los datos.   # Generación de Reportes La sección de **Reportes** ofrece la posibilidad de generar y descargar informes en formato de hoja de cálculo, lo que permite a los usuarios acceder y analizar la información de manera más manejable en comparación con otros módulos, como el de liquidaciones. #### Informes Disponibles: Los informes pueden descargarse desde diversas perspectivas, tales como: - Ventas - Ventas - Ventas por pasajero - Reservas - Reservas - Finanzas - Cuadre de caja - Cuentas por cobrar y pagar - Historial de pagos - Pagos por reserva - Retenciones - Transacciones - Clientes - Clientes - Destinos por cliente - Facturación de clientes - Proveedores - Facturas de proveedores - Facturas de proveedores por viaje - Ingresos para terceros - Pagos de facturas de proveedores - Proveedores - General - Descuentos - Comisiones - Comisiones de agentes - Viajes - Pasajeros por viaje - Viajes #### Cómo Generar un Informe: - Selecciona la **categoría** deseada del informe| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/E2ppNNVEuDK7gr4a-reporte-ventas.png) |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/MyfIqNDbVedWmcoR-image.png) |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/nzuv2OF4NGIhnu17-image.png) |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/ifxN2BcF1h0GJZvL-image.png) | [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/QwPut0VkO4KFJqLv-image.png) |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/rmlojqxUioXrVwh0-image.png) |
| Intervalo de tiempo predeterminado |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/0LII3cM9z7u3F9Wc-image.png) |
| Intervalo de tiempo Personalizado |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/FBpeShOgK6KN7B2v-image.png) |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/CZIKZBIZO83G01oN-image.png) |
| Torta |  |
| Barras |  |
| Área |  |
| Dona |  |
| Lineal |  |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/vSvtVR2ha0jeXeqY-image.png) | [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/JiVQD7OFnqhb1Wyv-image.png) |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/xu9kTubZ8DpX7EcI-image.png) | [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/pvVDxYk1EA756pIM-image.png) |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/XPf529eMFh18XbRw-image.png) | [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/mRqDqdHE64T4Sew8-image.png) |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-09/chgw6I6d0IXO7rdK-image.png) | [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-09/0wWS6INv1iMMGIiB-image.png) |
| **Botón de Recargar Gráfica** | [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-09/XC5s0l0DuuKJrFfC-image.png) |
| **Botón +** | [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-09/9KnxqjZxLwXJxNT5-image.png) |
| **Botón -** | [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-09/O8pWlNCoQPBVUJl6-image.png) |
| **Botón de Lupa** | [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-09/V6d92HWNfKiKniwF-image.png) |
| **Botón de Mano** | [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-09/0d3nqePrq4HNUuTb-image.png) |
| **Botón Home** | [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-09/CQsR6Png8rhVpcEK-image.png) |
| **Botón de Tres Líneas** | [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-09/ac0hY9BSLOcV45EM-image.png) |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/8blPpbFlPiDFtJmr-image.png) | ## [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/ubQ7cBFSM8KytiKm-image.png) |
Solo podras eliminar las transacciones que fueron registradas con tu usuario
Para eliminar esta transacción debemos de presionar el icono de la papelera que se encuentra al lado derecho del botón de editar [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/lPTq14QNP5dLgsGZ-image.png) Después confirmamos en el sistema que deseamos eliminar esta transacción [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/psM39Du6qYVMQ79E-image.png) # Tareas # Tareas En el módulo de Tareas se pueden gestionar y hacer seguimiento a las actividades asignadas dentro de la agencia. El sistema permite filtrar las tareas por nombre, número de tarea, rango de fechas de vencimiento (desde/hasta) y estado (programado o finalizado), lo que facilita la búsqueda y organización de pendientes. Para crear una nueva tarea, solo debes presionar el ícono de **nuevo**, completar el formulario con el nombre y detalles de la tarea, seleccionar su prioridad (baja, media, alta o muy alta), establecer la fecha de vencimiento y definir su estado. Una vez todo esté listo, simplemente guardás y la tarea quedará registrada. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/7pY2LD6yA1qWc0CL-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/MtWKh1oMJGB9Bi0F-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/LpO71eY9x2haOCYR-image.png) # Notificaciones # Notificaciones Aquí se muestran las tareas programadas, ordenadas por prioridad:**Prioridad Muy Alta:** Notificaciones que requieren acción inmediata.
**Prioridad Alta:** Notificaciones que requieren atención pronto, pero pueden esperar algunas horas.
**Prioridad Media:** Notificaciones que pueden esperar hasta una semana antes de volverse de alta prioridad.
**Prioridad Baja:** Notificaciones con suficiente tiempo de respuesta, como pagos y consignaciones.
[](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-08/nVHuVyoaNbLs2C0l-image.png) ##### **Perfil del Usuario** Algunas notificaciones pueden ser visualizadas desde el perfil del usuario. Es necesario configurar las preferencias de notificación para recibir las alertas deseadas. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/sXDTM1PVuijrZuBV-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-08/XoZNT9JqpNpKluMI-image.png) ##### **Icono de Campanita** El sistema también cuenta con un icono de campanita en la parte superior derecha para mostrar algunas notificaciones relevantes. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/2WT2h0PlUSzvSUlV-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-08/YA3PqYSWWu3sKS9p-image.png) # Hoteles y alojamientos El módulo de hoteles y alojamientos es altamente integral, ya que se subdivide para una configuración más detallada. # Hoteles y alojamientos El módulo de hoteles y alojamientos es altamente integral, ya que se subdivide para una configuración más detallada. Este módulo permite la creación y configuración de hoteles y sus sucursales, así como de las habitaciones y los tipos de habitación disponibles en cada establecimiento. **Hoteles:** La interfaz muestra una lista de los hoteles creados y facilita la búsqueda con un filtro. También permite la creación de nuevos hoteles, requiriendo detalles como el nombre del hotel, correo electrónico, número de identificación, teléfono y dirección. Además, se enlaza con el segmento de "Torres" para agregar las instalaciones adicionales que pueda tener el hotel. **Torres: **La interfaz muestra una lista de los hoteles con cada torre relacionada, permitiendo la creación y asignación de torres específicas a cada hotel. Para crear una torre, es necesario seleccionar el hotel correspondiente y asignarle un nombre. **Habitaciones:** Muestra una lista de las habitaciones creadas por cada hotel y torre. Para crear una nueva habitación, se deben proporcionar detalles como el nombre o número de la habitación, el hotel al que pertenece, la torre y el piso donde se encuentra. **Tipos de habitación:**Permite la creación de diferentes tipos de habitaciones, identificables por su configuración de camas y tipo de acomodación (sencilla, doble, triple, camarote, tarima). **Tipo de cama:**Permite definir los diferentes tipos de camas disponibles, especificando el nombre del tipo de cama y la capacidad de personas que pueden alojarse en ella. # Hoteles Para crear un hotel, simplemente haz clic en el botón "Crear". [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/mgkkDeasGFJisel5-image.png) Esto abrirá una ventana donde deberás completar la información del hotel a crear. Por defecto, el rol seleccionado será "Hotel". Llena los campos con los siguientes detalles: - Nombre del hotel. - Correo electrónico. - Número de identificación del hotel. - Teléfono. - Dirección. - Finalizamos con clic en guardar. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/n3dBsOTSWcIWZUxz-image.png) # Torres Para crear la torre, simplemente haz clic en el botón "Crear". [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/GWkJgYkmrj8WXmmo-image.png) Esto abrirá una ventana donde deberás completar la información de la torre a crear. Llena los campos con los siguientes detalles: - Se selecciona el hotel al cual se le va a agregar la torre. - El nombre de la torre. Finalizamos con clic en guardar. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/0C10393wAc0IjdNn-image.png) # Habitaciones Para crear una habitación, sigue los siguientes pasos. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/eaRulKI0Hg26Fq79-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/i6uEceZvfTRPxckM-image.png) Esto abrirá una ventana donde deberás completar la información de la habitación a crear. Llena los campos con los siguientes detalles: - Nombre o número de la habitación. - Selecciona a qué hotel pertenece. - Elige la torre. - Elige en qué piso está la habitación. - Finalizamos con clic en guardar. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/r99k5RsbXIYHxDTy-image.png) # Tipos de habitación Para crear el tipo de habitación, simplemente haz clic en el botón "Crear". [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/mAsiZ35AqC3cwQhC-image.png) Esto abrirá una ventana donde deberás completar la información de la habitación a crear. Llena los campos con los siguientes detalles: - Nombre, al elegir el nombre, se sugiere que sea descriptivo e incluya detalles sobre las camas presentes para las habitaciones. - Elija el tipo de cama. - Clic en añadir. - Especifique la cantidad de la cama elegida en esa habitación. - Finalizando en el icono de guardar. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/kr2dFIwEz67DKuuC-image.png) # Tipos de cama [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/iu170kwCYVWi5lPC-image.png) Para crear el tipo de cama, simplemente haz clic en el botón "Crear". Esto abrirá una ventana donde deberás completar la información del tipo de cama a crear. Llena los campos con los siguientes detalles: - Nombre del tipo de cama. - Se especifica la cantidad de personas que pueden alojarse en la cama. - Finalizamos en guardar. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/04mHa36ZYK88nSUE-image.png) # Calendario de Habitaciones El Módulo de Calendario de Habitaciones permite visualizar las ocupaciones del hotel seleccionado en un periodo específico. Por defecto, muestra la disponibilidad desde el día actual y los próximos 30 días. Además, ofrece la posibilidad de ver los usuarios que ocupan una habitación y acceder directamente a la reserva correspondiente. También es posible crear un servicio de alojamiento, siempre que exista una plantilla de producto configurada para el hotel en cuestión. # Secciones del Módulo Permite visualizar de forma clara la ocupación de las habitaciones de los hoteles para un rango de fechas específico. Está diseñado para brindar a los usuarios una experiencia intuitiva y eficaz al momento de ver cuáles habitaciones tienen reservas. #### **Parte Superior (Zona de Filtros)** Incluye herramientas clave para el control de la vista general del calendario: - **Selección de hotel:** Permite elegir el establecimiento que se desea consultar. - **Selector de fechas:** Define el rango de fechas para la visualización de asignaciones. - **Botón de recarga:** Refresca la información para mostrar los cambios más recientes. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/SODieCyJIHhoP8Dt-image.png) #### **Lado Izquierdo (Estructura del Hotel)** Se muestra la jerarquía del alojamiento: - **Sucursales o torres.** - **Pisos.** - **Tipos de habitación o acomodación.**  #### **Área Principal (Calendario de Asignaciones)** - Muestra un calendario con la distribución de habitaciones por fecha. - Las celdas grises representan días disponibles. - Las reservas activas se visualizan en bloques asignados que contienen el nombre del cliente, número de reserva y detalles clave. **Nota:** Al hacer clic en una reserva programada, se mostrará un informe detallado de los huéspedes
[](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/Gyjr8eGlV9fczpoG-image.png)**Comprobante de reserva:** Muestra el voucher de la reserva en pantalla.
**Reservas:** Redirecciona al panel de la reserva
**Cerrar:** Oculta el cuadro de dialogo que se ve en pantalla.
# Partes de la ventana de asignación de habitaciones 1. Nombre del viaje y fecha. 2. Titular de la reserva. 3. Opción para mostrar más detalles en la configuración de las habitaciones. 4. Fecha de check-in y check-out de la reserva. 5. Nombre del hotel. 6. Sucursal o torres del hotel. 7. Cantidad de pisos. 8. Habitaciones disponibles. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/hBlM6RzIOLEFVfNT-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/mWNdOM8hhVUWSSYq-image.png) # ¿Cómo Asignar una Habitación? Para asignar una habitación a una reserva, asegúrate de cumplir con los siguientes requisitos: - La reserva debe tener una duración mínima de 2 días y 1 noche. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/gErXdwkTqUc3ghn0-image.png) - Debes asignar al menos un servicio de alojamiento. (Es posible asignar más de un servicio de alojamiento, y estos no necesitan ser consecutivos. La configuración es flexible y se adapta a las necesidades del servicio ofrecido). [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/r6yps4gr78wWXy9d-image.png) - En la sección de alojamiento, selecciona el hotel o los hoteles correspondientes. La configuración se aplicará de acuerdo con los periodos de alojamiento que hayas agregado. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/2EdWdnHjw6O3suvy-image.png) - Guarda la configuración. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/TGOack8phVXpmPIh-image.png) Una vez configurado, los clientes, huéspedes o viajeros, junto con el titular de la reserva, aparecerán en la barra principal de cada reserva, donde se encuentra un ícono rojo en forma de cama. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/WiZHK3WudDcki8fb-image.png) Al hacer clic en este ícono, se abrirá una nueva ventana con la información del hotel, que incluye: - Nombre del hotel. - Sucursales o torres. - Habitaciones disponibles. **Pasos para Asignar una Habitación:** 1. Selecciona la habitación disponible que mejor se ajuste a la acomodación requerida. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/RLecgSeZOhfBmq8C-image.png) 2. Haz clic en "Cerrar" para confirmar la asignación. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/YnFvYx1IU3Vs3uKI-image.png) > **Nota:** Si deseas obtener más detalles sobre la habitación, selecciona la opción correspondiente que se encuentra debajo del nombre del titular de la reserva. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/fWE8AQRWfW8Ahvab-image.png) # Avisos **Error**, cuando no se tiene las noches de duración elegidas en la sección de plan y tarifas. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/FfIWmZaAHM6atWAJ-image.png) Las habitaciones asignadas a la reservas se muestran de color **azul marino o verde oscuro.** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-08/ktKbBWQwzcpuiiuH-image.png) Las habitaciones no disponibles se muestran de color **marrón**. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-08/43MN9VTSrXdkH2n2-image.png) Las habitaciones no disponibles y además con doble asignación se muestran de color **naranja**. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-08/015BOP2UBMvPA5O9-image.png) # Parámetros y configuración del sistema Los "Parámetros y configuración del sistema" son elementos esenciales dentro de una plataforma como Airvi, ya que permiten personalizar y adaptar el sistema según las necesidades específicas de cada usuario o empresa. # Parámetros El **módulo de Parámetros** es accesible únicamente desde el **menú principal** y está disponible solo para usuarios con **permisos de administrador**. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/VryueLace4YPAMbZ-image.png) Este módulo te permite **visualizar y configurar** diversos parámetros del sistema, tales como: - **Empresa**: Muestra y permite editar la información configurada de la agencia. - **Página de inicio**: Permite configurar la TRM que se desea visualizar en la pantalla de inicio en la sección de bienvenida, las cuales son el Dólar=USD, el Euro=EUR, el peso mexicano=MXN, el sol peruano=PEN y l - **Legal**: Aquí puedes redactar toda la información referente a las políticas de la agencia, que se mostrará en todas las reservas y cotizaciones. - **Banco**: Permite redactar un mensaje informativo para los clientes sobre cómo y dónde pueden realizar transferencias bancarias. - **Impresión**: Configura los elementos que aparecerán en los vouchers emitidos. - **Comprobante de reserva:** En este módulo se configura la información que se mostrará en el voucher de reservas. - **Comprobante de pago:** En este módulo puedes activar la opción para mostrar la información de la cuenta bancaria. - **Cotización**: Ajusta los parámetros relacionados con las cotizaciones. - **Paz y Salvo**: Permite la gestión y configuración de este documento. - **Moneda**: Configura la moneda predeterminada y habilita otras opciones de moneda para usarlas en las reservas. - **Misceláneo**: Establece el porcentaje del IVA aplicable. Configuración de la base comisionable de los agentes. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/1e5pQfh1IhEU2LJY-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/aqNgKnZXVV66a330-image.png) # Empresa En este módulo podrás gestionar la información principal de tu agencia de viajes. Aquí se puede registrar el nombre del sitio web y el número del Registro Nacional de Turismo (RNT). Más abajo encontrarás las secciones para configurar las imágenes gráficas que se usan en los distintos formatos del sistema. Podrás cargar: - La URL del **logo** de tu empresa (540px \* 230px) - La URL de la **imagen del pie de página** para formatos de impresión (1280px \* 285px) - La URL de la **imagen de fondo general** para formatos de impresión (750px \* 790px) - La URL de la **imagen de fondo para cotizaciones** (750px \* 790px) Esto permite personalizar todos los documentos y darle identidad visual a tu agencia en cada impresión o envío de cotización. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/hElSDoqmeasZKEl2-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/G3tX0UaEtPQNSSgP-image.png) # Página de inicio #### **TRM visibles en la página principal** Esta funcionalidad permite agregar o quitar la Tasa Representativa del Mercado (TRM) de diferentes monedas extranjeras, como el Dólar (USD), Peso Mexicano (MXN), Euro (EUR), Sol Peruano (PEN) y Colón de Costa Rica (CRC). Esto facilita la consulta rápida de las tasas de cambio directamente desde la página principal, brindando una herramienta útil para la gestión financiera y operativa. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/ZzQP9A6U4fQBzOFw-image.png) # Información legal La parametrización de la "Información legal" se refiere al proceso de configurar y establecer los distintos aspectos legales dentro de un sistema o plataforma. Esto incluye definir y personalizar políticas, términos de servicio, políticas de privacidad y cualquier otra información legal relevante para los usuarios y la empresa. Además, implica asegurar el cumplimiento normativo en las distintas jurisdicciones donde opera la empresa. - **Documentos en los que se muestran las políticas:** Permite seleccionar en qué módulos se mostrarán las políticas mediante un checklist. Así, pueden elegir si desean que aparezcan en todos los módulos o solo en algunos específicos. - **Política de reservas: **Detalla los términos y condiciones para realizar reservas, incluyendo los requisitos de pago, las políticas de modificación de reservas y cualquier otra información relevante para los usuarios al momento de reservar. - **Política de cancelación:** Establece las condiciones y los términos bajo los cuales los usuarios pueden cancelar sus reservas, incluyendo posibles penalizaciones o reembolsos. - **Tratamiento de datos personales**: Define cómo se recopilan, utilizan, almacenan y protegen los datos personales de los usuarios de acuerdo con las leyes de protección de datos aplicables, como el RGPD en la Unión Europea o leyes locales de privacidad. - **Advertencia de puntos de encuentro:** Informa a los usuarios sobre los puntos de encuentro para los servicios turísticos y proporciona cualquier instrucción o advertencia relevante para su seguridad y conveniencia. - **Aviso legal:** Establece las responsabilidades legales y las limitaciones de responsabilidad de la plataforma en relación con el uso de los servicios, incluyendo información sobre derechos de autor, propiedad intelectual y otras disposiciones legales. - **Advertencias por cambios en itinerarios de viajes:** Informa a los usuarios sobre la posibilidad de cambios en los itinerarios de viaje y proporciona orientación sobre cómo se manejan estos cambios, incluyendo posibles compensaciones o alternativas disponibles. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/MV0lGjYiuqMeNbGH-image.png) # Bancos La parametrización de "Bancos" implica configurar la información bancaria relevante que los clientes necesitan conocer para realizar pagos de manera segura y efectiva. Aquí están algunos aspectos clave que se incluyen en esta parametrización: **Información bancaria**: Se proporciona información detallada sobre las cuentas bancarias de la agencia, incluyendo el nombre del banco, el número de cuenta, el tipo de cuenta y cualquier otra información relevante para facilitar las transferencias de fondos. Se parametriza las cuentas bancarias que tenga la agencia. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/MPCYKH0ZtordkxAt-image.png) # Impresión La parametrización de "Impresión" abarca una serie de configuraciones importantes relacionadas con la generación de documentos impresos, tales como vouchers, recibos, cotizaciones y certificados de pago. Aquí se detallan algunos aspectos clave de esta parametrización: **Prefijos de impresión**: Se establecen prefijos personalizados para los vouchers y recibos, lo que permite una identificación clara y organizada de los documentos generados. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/oD0FohFpbIdIhz3i-image.png) **Mostrar detalles del hotel en el voucher:** Podrás activar o desactivar la visualización de la fecha de check-in y los contactos del hotel. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/7dbaTvjBZVWwyOP2-image.png) **Configuración general de documentos imprimibles:** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/pXWUWvhddOR1aSLM-image.png) **Fuentes, tipografía y márgenes:** En esta sección, podrá: - - Elegir tipografías diferentes a la actual, de entre cerca de 30 opciones diferentes. - Elegir el color de fondo de los títulos de las secciones de los PDF - Elegir el tamaño de la fuente para cada tipo de documento - Ajustar las márgenes [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/VzBf8TWoifCqLnAG-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/ti9wrKWFcEsSkitG-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/RfbRoVt2NWnMqHfA-image.png) # Notas de cancelación **Nota personalizable de cancelación automática de la reserva** Para editar este campo, debe tener un perfil de administrador en Airvi. Airvi no tiene la facultad de cancelar una reserva de manera automática; esta acción debe ser realizada por un operador. Sin embargo, se ha añadido un campo especial donde puede ingresar una nota para informar al cliente sobre la eventual cancelación de su reserva si no se realiza el pago antes de la fecha límite, establecida en los campos "Fecha Límite de Pago".  Para modificar esta nota, diríjase al panel de Parámetros en el menú principal. Luego, ubique la pestaña "Comprobante de reserva" y modifique la siguiente sección: [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/7DOHbjSZx2SFojZz-image.png) #### Nota personalizable sobre disponibilidad de cupos y vigencia de tarifas. **Para editar este campo, debe tener un perfil de administrador en Airvi.** El sistema cuenta con un campo donde puede diligenciar una nota indicando al cliente que los cupos y tarifas de la cotización están sujetos a cambio y disponibilidad.  Para modificar esta nota, diríjase al panel de Parámetros en el menú principal. Luego, ubique la pestaña "Impresión" y modifique la siguiente sección: [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/dtspqQV4egXXeDcc-image.png) # Comprobante de reserva En este módulo se configura la información que se mostrará en el voucher de reservas. A través de casillas de verificación, podrás activar o desactivar elementos como: el usuario que registró la reserva, el responsable, el intermediario (agencia o freelancer), los puntos de encuentro, enlaces válidos, estado de la reserva (ya sea Borrador o Confirmado), fecha de nacimiento del pasajero y el punto de encuentro en el listado de pasajeros. Además, se pueden personalizar dos notas automáticas importantes: - **Nota de cancelación sin pago:** se mostrará cuando no se haya recibido el primer pago y exista una fecha límite establecida. - **Nota de anulación automática:** informa al cliente que la reserva será cancelada si no se realiza un pago antes de la fecha límite. Estas opciones permiten controlar con precisión la información visible para el cliente en su comprobante. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/k58QXYSUQA4Hm9NG-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/UVFdcegg0cWRAuAS-image.png) # Comprobante de pago En este módulo puedes activar la opción para **mostrar la información de la cuenta bancaria** en el comprobante de pago. Solo debes marcar la casilla correspondiente según prefieras que esa información sea visible o no para el cliente. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/xhSMT8xb2tpXn8x8-image.png) # Cotización Permite personalizar los textos que acompañan las cotizaciones generadas, estableciendo tanto el diseño del texto previo como el posterior al cuerpo de la cotización, además de incluir un texto de advertencia si es necesario. ### Funcionalidades principales: 1. **Texto personalizable** Diseñe y edite los textos que aparecerán antes y después de la cotización, asegurando una presentación clara y profesional para los clientes. También puede añadir un texto de advertencia relacionado con términos o condiciones específicas de la cotización. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/n9BlGgUUeMqhIuGP-image.png) 2. **Parametrización de vigencia** Configure el número de días durante los cuales una cotización será válida, asegurando claridad sobre los plazos para el cliente. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/fDMhsX3oZSgh7DNU-image.png) 3. **Variables disponibles** Para un diseño dinámico y personalizado, puede incorporar las siguientes variables en los textos: - **General** - **Fecha de la cotización:** `#fecha-de-cotizacion#` - **Nombre del usuario que genera la cotización:** `#nombre-del-usuario#` - **Email del usuario que genera la cotización:** `#email-del-usuario#` - **Teléfono del usuario que genera la cotización:** `#telefono-del-usuario#` - **Nombre del cliente en la cotización:** `#nombre-del-cliente#` - **Nombre de la cotización:** `#nombre-de-la-cotizacion#` **Agencia** - **Nombre de la agencia:** `#nombre-de-la-agencia#` - **Dirección de la agencia:** `#direccion-de-la-agencia#` - **Ciudad de la agencia:** `#ciudad-de-la-agencia#` - **País de la agencia:** `#pais-de-la-agencia#` - **Sitio web de la agencia:** `#sitio-web-de-la-agencia#` - **Teléfonos de la agencia:** `#telefono-de-la-agencia#` **Sede** - **Código de la sede:** `#codigo-de-la-sede#` - **Ciudad de la sede:** `#ciudad-de-la-sede#` - **País de la sede:** `#pais-de-la-sede#` - **Dirección de la sede:** `#direccion-de-la-sede#` - **RNT de la sede:** `#rnt-de-la-sede#` - **Identificación de la sede:** `#identificacion-de-la-sede#` - **Email de la sede:** `#email-de-la-sede#` - **Teléfono de la sede:** `#telefono-de-la-sede#` ### Beneficios: - **Flexibilidad y personalización**: Adapte las cotizaciones a los estándares de comunicación y branding de la agencia. - **Eficiencia operativa**: Al usar variables dinámicas, se automatiza la personalización de las cotizaciones, reduciendo errores y ahorrando tiempo. - **Transparencia**: Los textos claros y la parametrización de vigencia establecen expectativas precisas para los clientes # Paz y Salvo Esta sección permite personalizar el contenido del mensaje para la **carta de paz y salvo**, adaptándolo a las necesidades de la agencia. El diseño del texto puede configurarse en dos formatos: **presentación estándar** y **marca blanca**. ### Funcionalidades principales: 1. **Personalización del texto** - Diseñe el contenido del documento según el estilo y tono requerido, ya sea para uso interno o externo. - Adapte el mensaje utilizando variables dinámicas que garantizan precisión y profesionalismo. 2. **Variables disponibles** A continuación, se detallan las variables que se pueden integrar en el cuerpo del mensaje: - **Reserva** - **Número de la reserva:** `#numero-de-la-reserva#` - **Fecha de la reserva:** `#fecha-de-la-reserva#` - **Valor de la reserva** `#valor-de-la-reserva#` **General** - **Nombre del Agente:** `#nombre-del-agente-de-viajes#` - **Número de Identificación de la Agencia:** `#nit-de-la-agencia#` - **Número de registro de turismo:** `#rnt-de-la-agencia#` - **Nombre de la agencia:** `#nombre-de-la-agencia#` - **Dirección de la agencia:** `#direccion-de-la-agencia#` - **Ciudad de la agencia:** `#ciudad-de-la-agencia#` - **País de la agencia:** `#pais-de-la-agencia#` - **Sitio web de la agencia:** `#sitio-web-de-la-agencia#` - **Teléfonos de la agencia:** `#telefono-de-la-agencia#` - **Fecha de certificación** `#fecha-de-la-certificacion#` **Sede** - **Código de la sede:** `#codigo-de-la-sede#` - **Ciudad de la sede:** `#ciudad-de-la-sede#` - **País de la sede:** `#pais-de-la-sede#` - **Dirección de la sede:** `#direccion-de-la-sede#` - **RNT de la sede:** `#rnt-de-la-sede#` - **Identificación de la sede:** `#identificacion-de-la-sede#` - **Email de la sede:** `#email-de-la-sede#` - **Teléfono de la sede:** `#telefono-de-la-sede#` ### Beneficios: - **Profesionalismo**: Garantiza que cada carta esté alineada con los estándares de comunicación de la agencia. - **Flexibilidad**: Permite adaptar el mensaje tanto para clientes como para propósitos administrativos internos. - **Eficiencia**: Al utilizar variables dinámicas, se automatiza la generación de cartas, minimizando errores y optimizando el tiempo. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/qwDkD4IWHdpAJpcK-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/kZBovJNNzQWMetBO-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/QDgiHIQ5rDfragFB-image.png) # Moneda La parametrización de **Moneda** permite definir las opciones de moneda con las que se realizarán las transacciones en las reservas de viajes. El sistema actualmente tiene configuradas las siguientes monedas: - **Pesos colombianos (COP)** – Moneda predeterminada. - **Dólar americano (USD)** - **Euro (EUR)** - **Pesos mexicanos (MXN)** - **Sol peruano (PEN)** - **Colón costarricense (CRC)** Esta configuración brinda flexibilidad al sistema, permitiendo adaptarse a las preferencias y necesidades comerciales específicas de los clientes. Por defecto, los **Pesos colombianos (COP)** se establecen como la moneda predeterminada. #### Importante: - La **moneda predeterminada (COP)** no podrá ser modificada una vez que se inicie el uso del sistema. - La **tasa Representativa del Mercado (TRM)** se actualizará de forma automática, a menos que se desactive el checkbox correspondiente, permitiendo ajustes manuales. - Los **puntos decimales** se agregaran dependiendo del valor que le asignes, por ejemplo pones para el dólar y el euro 2 decimales, entonces el valor se reflejara de esta manera, **150.75,** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-10/pQ51KePWH9E1Acvm-image.png) # Misceláneo En este módulo se configuran aspectos clave relacionados con el cálculo de comisiones e impuestos. Podrás establecer el porcentaje del **IVA** aplicable sobre los ingresos propios, ingresando un valor numérico entero (por ejemplo: 19). También se define la **tasa administrativa**, la **base comisionable de los agentes** y el comportamiento del sistema frente a los descuentos en el cálculo de ingresos para terceros. Puedes elegir si los **descuentos se restan** del valor de venta al momento de calcular los ingresos propios y los de terceros. - Si la casilla está **activa**, el valor base será el resultado **después de aplicar los descuentos**. - Si está **inactiva**, se tomará como base el valor **antes de descuentos**. Estas opciones permiten que cada empresa adapte el cálculo de ingresos según su modelo operativo. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/kKFXoZ59SiYi3k22-image.png) # Etiquetas # ¿Cómo crear una etiqueta? **Accede al Menú Principal:** Dirígete al menú principal y selecciona la opción "Etiquetas". [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/vpYcrqnqsRr0I5SI-image.png) **Inicia la Creación:** Haz clic en el botón "Crear".  **Asigna un Nombre:** Introduce el nombre de la etiqueta. Asegúrate de que sea un nombre corto, con un máximo de 15 caracteres. **Elige un Color:** Selecciona el color representativo para tu etiqueta. **Guardar.** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/9pEMXg2bEGcrmrqE-image.png)**Nota Importante**: En la sección de acciones encontrarás los botones para "Editar" y "Eliminar". Ten en cuenta que cualquier cambio en el nombre o el color de una etiqueta afectará todas las reservas donde se haya utilizado esa etiqueta.
# ¿Por qué etiquetar una reserva? Etiquetar una reserva en una agencia de viajes ofrece múltiples ventajas que mejoran la organización y la eficiencia en la gestión de tus viajes. Aquí te explicamos cómo te puede ayudar: 1. **Organización Eficiente:** Las etiquetas te permiten clasificar y agrupar reservas según categorías específicas, como tipo de viaje, destino, fecha o cliente. Esto facilita la búsqueda y gestión de información, ahorrando tiempo y evitando confusiones. 2. **Filtrado y Búsqueda Rápida:** Con etiquetas, puedes filtrar reservas por temas relevantes. Por ejemplo, puedes ver rápidamente todas las reservas para un destino específico o para un grupo de clientes recurrentes, haciendo la gestión mucho más ágil. 3. **Personalización del Servicio:** Al etiquetar reservas, puedes identificar preferencias o necesidades especiales de tus clientes. Esto te permite personalizar tu comunicación y ofrecer un servicio más adaptado a sus expectativas. 4. **Mejora en la Comunicación Interna:** Las etiquetas facilitan la colaboración entre los miembros del equipo. Todos pueden ver y entender rápidamente el estado y la categoría de cada reserva, mejorando la coordinación y reduciendo errores. 5. **Análisis y Reportes:** Las etiquetas también te permiten realizar un seguimiento más detallado y generar informes específicos. Puedes analizar tendencias, como la popularidad de ciertos destinos o la frecuencia de viajes en determinadas fechas, lo que te ayuda a tomar decisiones estratégicas. 6. **Gestión de Prioridades:** Puedes asignar etiquetas para indicar la urgencia o el estado de una reserva, como "alta prioridad" o "pendiente de confirmación". Esto ayuda a gestionar las tareas de manera más efectiva y a asegurar que nada se pase por alto. # ¿Dónde y como puedo etiquetar?**Nota**: Para asignar una etiqueta primeramente debe estar creada.
Puedes etiquetar las reservas y viajes en las siguientes ubicaciones: **1. Durante la Creación de una Reserva:** - Mientras estás en el proceso de hacer una reserva, busca el área de descripción de las acomodaciones y el presupuesto. - Justo debajo de esta sección, encontrarás una franja titulada "Etiquetas". - Aquí podrás seleccionar la etiqueta que desees asignar a la reserva. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/fJIRiI0DZ7SXTc2H-image.png) **2. En la Página Principal – Próximos Viajes:** - Dirígete a la sección "Próximos Viajes" en la página principal. - En esta sección, hay una columna que indica si la reserva tiene una etiqueta asignada o no. - Haciendo clic en el espacio correspondiente, podrás asignar, añadir o eliminar etiquetas de la reserva. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/4xKZABrEwEpx50o4-image.png) **3. En el Módulo de Viajes:** - Accede al módulo de viajes donde también encontrarás una columna específica para etiquetas. - En esta columna, puedes asignar, añadir o quitar etiquetas a las reservas según sea necesario.  **4. En el Módulo estado de la reserva:** - Accede al módulo de Reservas donde también encontrarás una columna específica para etiquetas. - En esta columna, puedes asignar, añadir o quitar etiquetas a las reservas según sea necesario. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/4xKZABrEwEpx50o4-image.png) Estas opciones te permiten gestionar las etiquetas de manera flexible y eficiente, mejorando la organización de tus reservas. # Festivos # Festivos En el módulo de Festivos se gestionan las fechas especiales relevantes para la agencia. Se pueden aplicar filtros de búsqueda por nombre o descripción del festivo, por estado (activo o inactivo), y por rango de fechas (desde/hasta), lo que facilita ubicar o revisar festivos registrados previamente. Para crear un nuevo festivo, solo hay que dar clic en el ícono de **nuevo**, ingresar el nombre o una breve descripción, establecer la fecha correspondiente y definir el estado. Luego se guarda y queda registrado en el sistema. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/sjfaZ7PwJQ3pt8Cl-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/lpFsvlwtI5YdyWgS-image.png) # Fuentes de Marketing # Fuentes de Marketing [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/IQzpVy7MeRhcZSwK-image.png) Este módulo es accesible desde el menú principal y permite gestionar las fuentes de conocimiento, es decir, cómo los clientes conocen la empresa o el tour. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/VoKPbzzwefGllcV6-image.png) #### Funcionalidades del Módulo: 1. **Creación y Modificación de Fuentes:** - Puedes crear o modificar las fuentes de conocimiento. Los cambios realizados se reflejarán al crear una nueva reserva. 2. **Listado de Fuentes Predeterminadas:** - El módulo incluye un listado de fuentes de conocimiento predeterminadas. Solo es posible modificar su estado, eligiendo entre **activo** o **inactivo**. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-09/zAHMlRhQ1KB3KNOJ-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/aO3MXl4MF5mLJWRK-image.png) #### Cómo Crear una Nueva Fuente de Conocimiento: 1. Haz clic en el botón **+ "Nuevo"**. 2. Asigna un nombre a la nueva fuente y selecciona su estado (activo o inactivo). 3. Finalmente, haz clic en el botón **Guardar** para confirmar la creación. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/VvhccPUvEQiTDM9J-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/isJxT8q0AGg21OHX-image.png) # Ubicaciones/Sedes # ¿Cómo crear una nueva Ubicación/Sede? Para ingresar al módulo de **Ubicación/Sede**, haz clic en el **menú principal** y luego selecciona la opción **Ubicación/Sede** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/SJDaCVbR3fQObXkY-image.png) ### **¿Cómo crear una Ubicación/Sede?** **1. Clic en "Crear"** **[](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/vdUfTps13Kuv1PZK-guardar-sede.png)** **2. Completar el formulario y dar clic en "Guardar"** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/9dD8qqhfDSu8hf2Y-image.png) ### **¿Cómo editar una Ubicación/Sede?** **1. Clic en "Editar"** **[](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-12/nvk2F0vGMwaBW8aQ-editar-sede.png)** **2. Modificamos el campo que deseamos editar y dar clic en "Guardar"** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/GrmTvdNV6557bwrp-image.png) # Políticas # ¿Cómo crear una nueva Política? Para ingresar al módulo de **Políticas**, haz clic en el **menú principal** y luego selecciona la opción **Políticas.** **[](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/2J6hKr7awdwnp5dy-politicas.png)** ### **¿Cómo crear una Política?** **1. Clic en "Crear"** **[](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/8E8zhE87EpSh8dsk-crear-nueva-politica.png)** **2. Completar el formulario y dar clic en "Guardar"** **[](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/uPyrooJyAo0ys3Nj-formulario-politicas.png)** ### **¿Cómo editar una Política?** **1. Clic en "Editar"** **[](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/Q4L8jYVRpRYOIXnq-editar-politica.png)** **2. Modificamos el campo que deseamos editar y dar clic en "Guardar"** **[](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/81xwRIBGnl6TM2If-editar-campo-de-politica.png)** # Preguntas frecuentes #### ¿Cómo elegir los tipos de documento donde se mostrarán las políticas? - - [https://docs.airvi.com.co/books/manual-de-usuario/page/informacion-legal](https://docs.airvi.com.co/books/manual-de-usuario-version-anterior-privado/page/informacion-legal) #### ¿Cómo establecer la política de una cotización? - - [https://docs.airvi.com.co/books/manual-de-usuario/page/como-crear-una-cotizacion](https://docs.airvi.com.co/books/manual-de-usuario-version-anterior-privado/page/como-crear-una-cotizacion) #### ¿Cómo establecer la política predeterminada de un producto turístico? - - [https://docs.airvi.com.co/books/manual-de-usuario/page/como-crear-un-producto-o-servicio](https://docs.airvi.com.co/books/manual-de-usuario-version-anterior-privado/page/como-crear-un-producto-o-servicio) #### ¿Cómo establecer la política de una reserva específica? - - [https://docs.airvi.com.co/books/manual-de-usuario/page/politicas](https://docs.airvi.com.co/books/manual-de-usuario-version-anterior-privado/page/politicas) #### ¿Cómo funcionan las políticas globales y cuando se muestran? - - [https://docs.airvi.com.co/books/manual-de-usuario/page/politicas-globales](https://docs.airvi.com.co/books/manual-de-usuario-version-anterior-privado/page/politicas-globales) # Políticas Globales El sistema permite administrar las políticas de forma global o personalizada, garantizando flexibilidad y un control más preciso. Las **Políticas Globales** se configuran desde el menú **Parámetros > Legal** y se aplican de manera predeterminada en todos los módulos que no tengan políticas específicas asignadas. Por ejemplo, en el módulo de productos, los usuarios pueden definir políticas personalizadas para cada caso. Si ese campo queda vacío, el sistema utilizará automáticamente las **Políticas Globales** configuradas en **Parámetros > Legal**. Este comportamiento se replica en otros módulos como reservas, cotizaciones, entre otros. De esta forma, siempre habrá una política visible, ya sea personalizada o global, asegurando coherencia y cumplimiento en cada proceso. **Parámetros > Legal** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-02/ZKpzNeAWVbOOMLMw-politicas-globales.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/8NTi5WsJJTsL3e2g-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/UrpnNuUC08Rb4bTk-image.png) # Roles y permisos # Roles y Permisos El módulo **Roles y Permisos** permite gestionar los diferentes roles de usuarios en el sistema, asignando permisos específicos para asegurar el correcto desarrollo de sus tareas.Nota: Los roles predeterminados vienen pre configurados y **no pueden ser modificados**.
Los roles con el candando cerrado son los roles predeterminados que no se podrán modificar [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/02TTSawHbRqlGuZu-image.png) #### **¿Cómo se accede al módulo?** Puedes acceder al módulo **Roles y Permisos** desde el **menú principal** del sistema. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/8cWbJJTCPyH2XIuz-image.png) #### ¿Cómo crear un nuevo rol? - Haz clic en el botón de creación de roles. - Se abrirá una nueva ventana donde deberás: - Asignar un **nombre** al rol. - Incluir una **breve descripción** del rol. - Seleccionar los **permisos** que dicho rol debe tener. - Una vez configurados los permisos, haz clic en **Guardar** para finalizar el proceso. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/0BBsIyrPpiu8DhhD-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/WlHh0icykU13ApMn-image.png) #### Roles de extensión o restricción La sección **Roles y Permisos** del formulario de edición del usuario permite gestionar los niveles de acceso y control de funcionalidades dentro del sistema, ajustando de manera precisa qué acciones puede o no realizar un usuario según su rol. A través de esta herramienta, es posible: - **Extender permisos** según roles elegidos. - **Restringir permisos** según determinados elegidos. #### **¿Cómo funciona?** - **Roles adicionales** Esta opción permite otorgar permisos adicionales a usuarios que ya tienen un rol principal. Basta con elegir un rol y el sistema sumará los permisos del rol elegido, a los permisos del rol principal del usuario. - **Roles restrictivos** Los roles que se elijan en esta sección se restringirán al usuario, basados en los permisos asignados al rol elegido. #### **¿Cómo establecer un rol adicional o restrictivo?** - Debemos ingresar al módulo de **Usuarios y Proveedores,** presionamos el botón de editar y nos desplazamos a la sección **Roles y permisos** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/rqEuP4XhQeOzdDAs-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/zk7ZiObyxMaJG1iT-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-07/brFuex3ipZpg7D2B-image.png) #### **Ejemplo práctico** Supongamos que se ha creado un nuevo rol llamado **Cotizaciones.** En el rol **Cotizaciones** se eligieron los permisos de crear, editar, ver cotizaciones. - Si a un agente d viajes se le aplica este rol en el campo **Roles restrictivos**, el sistema **le restringe** el acceso a este los permisos definidos en el rol. En este caso, el agente de viajes perderá el acceso a **crear, editar y ver cotizaciones**. **Para añadir permisos determinados en el rol seleccionado.** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/ujCXa6U01jcg52xL-image.png) - Ahora, supongamos que a un usuario con el perfil Marketing se le aplica el mismo rol, en modo **Roles adicionales. En este caso, el sistema le añadirá los permisos seleccionados en el rol,** por lo cual el usuario tendrá acceso a **crear, editar y ver cotizaciones. Para restringir permisos determinados en el rol seleccionado.**[](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/ErjzstRAvM9aIaz5-image.png) # Puntos de encuentro Los puntos de encuentro son las ubicaciones designadas para el inicio del recorrido o el lugar donde se reúnen los participantes. También son los puntos donde la ruta del tour puede pasar para recoger a los viajeros. # ¿Cómo crear puntos de encuentro? El módulo de puntos de encuentro se encuentra disponible a través del menú Principal. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/2kNes4aj9I8R51Ij-image.png) ##### Para crear un nuevo punto de encuentro, sigue estos pasos: 1. Haz clic en el botón "Crear punto de encuentro". 2. Se abrirá una ventana con tres campos para completar: ❖ **Nombre**: Ingresa un nombre corto para identificar el lugar de encuentro. ❖ **Detalles del luga**r: Proporciona descripciones clave del lugar para una mejor orientación. ❖ **URL del mapa**: Copia y pega la URL de la ubicación en Google Maps. 3. Una vez completados los campos, guarda la información.  # Puntos de encuentro en la plantilla Cuando estás creando o modificando una plantilla de producto o reserva, tienes la opción de elegir y agregar uno o más puntos de encuentro según lo que necesites para el servicio que estás configurando, siempre y cuando estos hayan sido creados previamente. Si no cuentas con puntos de encuentro creados antes de configurar la plantilla del producto, puedes agregar uno nuevo seleccionando "Nuevo punto de encuentro" en el campo correspondiente y haciendo clic en "Agregar". Luego, procede a completar los campos de nombre, descripción y URL. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/XIugc9V5YoWSt9yE-image.png) #### **Configurar puntos de encuentros para una reserva sin lista de pasajeros.** - **Parámetros > Impresión > Mostrar puntos de encuentro del viaje en reservas que no tengan personas en el listado de pasajeros. ** - - Si tienes este check desmarcado, no se mostrarán los puntos de encuentro en una reserva que no tenga un listado de pasajeros. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/MjcvlAZRpf9s6A06-image.png) **Nota:** Esto no mostrará los puntos de encuentro en una reserva sin pasajeros - Si tienes este check marcado, se mostrarán los puntos de encuentro en la reserva, así no tengan pasajeros [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/iyHlAczTZa6FIA1Z-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/jdiENjNB6xQy1IY6-image.png) # Programador de viajes # ¿Cómo Programar un Viaje? - Haz clic en el botón **Crear**. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/GWynS3d4tLhFeyQ5-image.png) - Escribe el nombre del producto para facilitar su búsqueda. - Selecciona el producto de la lista. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/y4gpeY8SAOg6HUyk-image.png) - Establece la fecha en la que operará el servicio. Puedes elegir entre: - Una fecha específica. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/PtcPyi8mPJVWVhv0-image.png) - Todos los días dentro de un rango de fechas. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/8Dtquu7V6DqhIIXB-image.png) - Días específicos de la semana dentro de un rango de fechas. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/jnWWTgEXtq2SQzB0-image.png) - Una vez configuradas las fechas, haz clic en **Guardar** [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-11/OhwkX7aQpyZPot5Z-image.png) # Cuentas Bancarias # Cuentas Bancarias El **Módulo de Cuentas Bancarias** permite registrar, visualizar y administrar de manera centralizada todas las cuentas asociadas a la agencia. Estas cuentas están directamente vinculadas con los abonos y pagos de las reservas, garantizando trazabilidad y control financiero en cada transacción. #### **Funcionalidades Principales** Desde una interfaz clara y dinámica, los usuarios pueden: - **Registrar nuevas cuentas** asociadas a diferentes bancos o medios de pago. - **Visualizar balances actualizados** de cada cuenta en tiempo real. - **Filtrar y buscar registros** según múltiples criterios. - **Editar o inactivar cuentas** cuando sea necesario. #### **Datos que debe contener cada cuenta** Para garantizar una correcta identificación y funcionamiento, cada cuenta registrada incluye los siguientes campos obligatorios: - **Nombre de la cuenta** - **Número de cuenta** - **Tipo de cuenta** (Ahorros, Corriente, Efectivo, etc.) - **Moneda utilizada** - **Nombre del banco o entidad** - **Balance de apertura** - **Estado** #### **Herramientas de Consulta y Gestión** Este módulo ha sido mejorado con funciones que optimizan la administración de los registros: - **Búsqueda rápida:** por nombre o número de cuenta. - **Filtro por estado:** permite mostrar solo las cuentas activas o inactivas. - **Filtro por fecha:** selección de intervalos personalizados ("desde" y "hasta") para consultar el comportamiento de las cuentas en un rango específico. - **Botones de acción rápida:** para editar o gestionar las cuentas directamente desde la tabla principal. - **Visualización de balances:** se muestran tanto el balance de apertura como el balance actual de cada cuenta. #### **Ventajas del Módulo** - Mayor control sobre los flujos de dinero. - Integración directa con módulos de reservas y pagos. - Visibilidad clara del estado financiero de la agencia. - Soporte para múltiples entidades financieras. #### **¿Cómo crear una cuenta bancaria?** - Hacer clic en "Crear": Inicia el proceso de registro. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/L1Msbj0flZifmgD6-image.png) - **Diligenciar la información requerida:** Completar los campos con los datos necesarios. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-01/YX3j2wuKo2ORK3lT-image.png) #### **¿Cómo inactivar una cuenta bancaria?** - **Desde el formulario de edición:** - Al ingresar al formulario mediante el botón de editar, ubica el campo *Estado*, cambia la opción de “Activo” a “Inactivo” y guarda los cambios. El elemento quedará inactivado una vez guardado. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/lOSPcySbHqERE6HC-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/NTtOkKWkZOezyQpS-image.png)[](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/FDu9mBtYzVu17Gau-image.png) #### **¿Cómo activar una cuenta bancaria?** - Debemos de filtrar por estado inactivo para que el sistema muestre el listado de las cuentas bancarias que están inactivos. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/HnMtxRgONiBJmEMo-image.png) - **Desde el formulario de edición:** - Al ingresar al formulario mediante el botón de editar, ubica el campo *Estado*, cambia la opción de “Inactivo” a “Activo” y guarda los cambios. El elemento quedará inactivado una vez guardado. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/mJNyF7nWRsO4IXFM-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/JYh9f94OBFu6NJg8-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-05/avPpXqNkSi7Y5pRK-image.png) # Impuestos # Impuestos En el módulo de Impuestos se gestionan las tasas aplicadas en los diferentes procesos de la agencia. Se cuenta con filtros de búsqueda por nombre y por estado (activo o inactivo), lo que permite localizar fácilmente los impuestos registrados. Para crear un nuevo impuesto, se debe presionar el ícono de **nuevo** y completar el formulario con el nombre, la tasa en porcentaje (%), el tipo de impuesto (actualmente solo disponible: retención) y el estado correspondiente. Una vez guardado, el impuesto queda disponible para su uso. [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/XnwDQv2kyMtY6u6N-image.png) [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-04/qdo1UM2Kk0wQTqVM-image.png) # Estado del sistema El módulo "Estado del Sistema" permite al administrador supervisar de manera detallada la situación general del software y de la agencia de viajes. Desde este apartado, el administrador puede: Visualizar el estado de la licencia: Información sobre la vigencia y validez de la licencia del software, asegurando que la agencia esté siempre en cumplimiento. Verificar la información de la agencia: El sistema muestra un resumen con los detalles actuales de la agencia, incluyendo su estado y cualquier información relevante. Supervisar el estado del servidor: Ofrece un reporte sobre el estado de la información del servidor, permitiendo identificar posibles problemas o necesidades de mantenimiento. Gestionar las copias de seguridad: Muestra una lista de las copias de seguridad realizadas por el sistema, lo que garantiza la integridad y recuperación de datos en caso de ser necesario. # Licencia El módulo "Licencia" proporciona toda la información relacionada con la licencia adquirida por la agencia de viajes, permitiendo a los usuarios gestionar y supervisar su estado de forma eficaz. Este módulo facilita la administración de los recursos disponibles y asegura que el sistema funcione dentro de los parámetros de la suscripción actual. A continuación, se detallan las principales funciones e información que ofrece el módulo: ##### Información de tu licencia| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-09/L7xWjvQqdmqbRUNW-image.png) | Muestra un contador regresivo con el número de días que quedan antes de que la licencia deba ser renovada, ayudando a anticipar la fecha de expiración. **Botón de renovación:** Incluye un botón de pagos que permite renovar la licencia de manera sencilla cuando sea necesario |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-09/JD6WbLG21HonDBWm-image.png) | Indica el valor mensual de la licencia, la fecha de activación, la última fecha de renovación y el número de días transcurridos desde la última renovación. |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-09/nuDhAJPnWV0KvHFs-image.png) | Límite de ventas mensuales: Define el número máximo de reservas que pueden realizarse mensualmente, según el tipo de licencia adquirida. Al alcanzar el límite, el sistema no permitirá realizar más reservas hasta que se actualice a una suscripción superior o se amplíe el límite. |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2024-09/JKcOJyiXnsnTEgCO-image.png) | Límite de usuarios: Muestra la cantidad máxima de usuarios que pueden registrarse y utilizar el sistema, según el plan actual. Si se alcanza el número máximo, existe la opción de actualizar a una licencia superior o pagar por la adición de un nuevo usuario. |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-08/3eq0kgmfQPB2qrQI-image.png) | Permite seleccionar el año a trabajar |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-08/4tT6iyWT7gnKpWMs-image.png) | Permite seleccionar el mes a trabajar |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-08/XWameMeJbDxjOTFo-image.png) | Permite leer el tipo de cierre de mes |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-08/5RAr0kaTb0ASy0BF-image.png) | Permite recalcular la base comisionable de las reservas del mes seleccionado |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-08/ltWy54jldlMW8TDL-image.png) | Permite establecer el porcentaje de comisión sobre tasa administrativa de las reservas del mes seleccionado |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-08/06ykmEmx1GNgSA9m-image.png) | Permite establecer el porcentaje de impuestos sobre ingresos propios de las reservas del mes seleccionado |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-08/deog60FR5IvgzFxi-image.png) | Permite establecer vuelos como no comisionables en las reservas del mes seleccionado |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-08/PQX0xPDxGql5GRWn-image.png) | Permite establecer el porcentaje de comisión según ventas de las reservas del mes seleccionado. |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-09/bT70rjvWVAxq6dtb-image.png) | Permite recargar los datos de la página |
| [](https://docs.airvi.com.co/uploads/images/gallery/2025-09/Eo3n26ptoUSrDgtV-image.png) | Este botón **ejecuta el cierre definitivo del mes seleccionado** |