Manual de Usuario Airvi Software
AIRVI, una solución innovadora diseñada específicamente para satisfacer las necesidades de las pequeñas y medianas empresas del sector Colombiano. AIRVI marca el inicio de una nueva era en la gestión de viajes, ofreciendo herramientas poderosas que simplifican la reserva de pasadías, senderismo y excursiones, permitiendo a las agencias brindar experiencias excepcionales a sus clientes.
Con una atención meticulosa a los desafíos únicos de la industria del turismo, AIRVI no solo simplifica la gestión de reservas, sino que también optimiza la atención al cliente y proporciona análisis en tiempo real de datos cruciales. Esta solución no solo impulsa la eficiencia operativa, sino que también eleva la satisfacción del cliente a nuevas alturas, posicionando a las agencias que lo utilizan como líderes del mercado.
Índice
¿Qué es Airvi? Vídeos de capacitación Inicio de sesión Proceso de inicio de sesión...
¿Qué es airvi?
Airvi es un software colombiano en la nube diseñado para modernizar la gestión de reservas en ag...
Vídeos de capacitación
Ponemos a su disposición los siguientes videos de capacitación, para entrenar o reentrenar su equ...
Inicio de sesión
En este capítulo revisaremos el proceso de inicio de sesión en airvi.
Proceso de inicio de sesión
Inicie sesión en airvi siguiendo las instrucciones relacionadas a continuación. ...
Recuperar contraseña
1. Para recuperar la contraseña se debe hacer clic en el enlace ¿olvidaste tu contraseña? ...
Perfil de usuario
Para cada usuario conectado al sistema, Airvi puede disfrutar de una experiencia personalizada co...
Pantalla de inicio
Herramientas de navegación
Perfil del Usuario
Usuarios y Proveedores
Usuarios y Proveedores
Este módulo alberga todos los proveedores con los que la agencia tiene algún tipo de relación com...
¿Cómo crear un usuario o proveedor?
Hacer clic en "Crear": Inicia el proceso de registro. Seleccionar el rol: Establece si el regi...
¿Como subir archivos en usuarios y proveedores?
Para subir archivos a algún usuario o proveedor debes hacer clic en el botón azul para "Editar"...
Roles adicionales y restrictivos
Los roles adicionales de permisos nos permiten agregar roles adicionales a los agentes usuarios r...
¿Cómo agregar imágenes a un hotel?
Para agregar imágenes a un proveedor tipo hotel debes hacer clic en el botón azul para "Editar...
¿Cómo agregar una descripción a un hotel?
Para agregar una descripción a un proveedor tipo hotel debes hacer clic en el botón azul para "...
¿Cómo agregar comodidades a un hotel?
Para agregar las comodidades a un proveedor tipo hotel debes hacer clic en el botón azul para "...
¿Cómo agregar un logo a un hotel?
Para agregar un logo a un proveedor tipo hotel debes hacer clic en el botón azul para "Editar" ...
Clientes
Módulo de Clientes
Módulo para agregar todo lo relacionado con los clientes o usuarios de los servicios ofrecidos po...
¿Cómo crear un cliente?
Tenemos dos maneras de crear cliente, la primera es desde un archivo plano. Contenido de...
Validación de Existencia Previa de Cliente
Al crear un nuevo cliente, se verifica si el cliente ya existe en el momento de ingresar el númer...
Asignación de cliente a Freelancer o Agente de viajes
Puede asignar a uno de sus freelancers como responsable de un cliente. Si un cliente fue referido...
Alerta de Cumpleaños
El sistema ahora muestra una nueva alerta en la página principal relacionada con los cumpleaños r...
Productos
Acceder al módulo de productos
Dentro del módulo de productos, se crean y almacenan las plantillas destinadas a la elaboración d...
Listado de productos
Esta sección del sistema permite consultar, filtrar y gestionar los productos creados dentro ...
Ver y descargar ficha de los productos
Dentro del módulo de productos, se dispone de dos botones que permiten consultar o descargar la f...
Estructura de los productos
La plantilla de productos cuenta con ocho (8) secciones, como se muestra a continuación. Cuand...
¿Cómo crear un producto o servicio?
Nota: Estos pasos son aplicables para la creación de cualquier tipo de producto o servicio. Puede...
Integración Airvi Web
La implementación de esta característica no está incluida en el valor regular de la licencia. Con...
Cotizaciones
Una cotización es un documento que detalla los costos y los detalles del producto o servicio que ...
Definición
Una cotización es un documento que detalla los costos y los detalles del producto o servicio que ...
Como crear una cotización
Haz clic en el botón "Crear cotización". Elige la plantilla adecuada para el servicio que es...
¿Cómo convertir una Cotización a una Reserva?
Dentro del módulo de cotización, cada cotización cuenta con una serie de botones de acción. Para ...
Estado de la cotización
En el módulo de cotizaciones se encuentran dos tipos de iconos en la sección de acciones para ide...
Control de disponibilidad de cupos
Anteriormente, la plataforma no validaba el control de cupos, lo que permitía que las reservas su...
Envío de cotización por correo
Dentro del módulo de cotización, cada cotización cuenta con una serie de botones de acción. Para ...
Viajes
El Programador de Viajes es una herramienta diseñada para organizar, planificar y gestionar los i...
¿Cómo ingresar a la programación de los viajes?
Para acceder al panel de reservas existen varios atajos, pero vamos a mencionar los tres más comu...
¿Cómo programar un viaje?
Haz clic en el botón Crear. Escribe el nombre del producto para facilitar su búsqueda. ...
¿Cómo programar un viaje desde el módulo de producto?
Una vez creado el producto, accede a las funciones disponibles (Editar, Eliminar, Programar o Dup...
¿Cómo asignar un guía a un viaje?
Crea la Programación del Viaje: Primero, asegúrate de que la programación del viaje esté cread...
Actualizar la información de un viaje o servicio programado
Para modificar un viaje, asegúrate de aplicar los cambios sólo a ese viaje concreto. Al acceder ...
Panel de apoyo contable
Para acceder a este panel, simplemente haz clic en el icono de la mano con la moneda. Este icono ...
Reservas
El panel de reservas es el módulo donde se administra todo lo relacionado con el viaje. Esto incl...
Formas de acceder al módulo de reservas
Se puede acceder de dos formas. A través del menú desplegable, haciendo clic en 'Reservas' De...
Panel de seguimiento de reservas y panel de reservas
Panel de seguimiento de reservas Para consultar la funcionalidad del panel de seguimiento reserv...
Mensajes de errores
Viaje Cancelado: Si intentas acceder al panel de reservas de un viaje que ha sido cancelado, reci...
Herramientas del panel de reservas
Panel de reservas Herramientas Para crear un nuevo cliente. Para registr...
¿Cómo crear una reserva?
Ubicación del Botón de Reserva: Una vez que te encuentres en la página del viaje, localiza el b...
Plan y tarifas
El sistema permite realizar diversas modificaciones en la reserva, incluyendo: Progr...
Pagos
En la sección de Pagos, se registran los abonos realizados por los clientes. El sistema solicitar...
Reembolsos
En la sección de Reembolsos, se registran las devoluciones de dinero realizadas a los clientes. E...
Descuentos
Dentro de este módulo encontraremos dos (2) conceptos para aplicar el descuento. Comisión anti...
Proveedores
En la sección de Proveedores, se gestionan las facturas y los pagos correspondientes a los gastos...
Recibir pagos por Wompi y Bold
Para habilitar la recepción de pagos a través de Wompi o Bold, es necesario que la empresa cuente...
Tasa Administrativa
Permite registrar un valor adicional en las reservas por concepto de gestión operativa y administ...
Comisiones
Es el porcentaje o valor asignado como compensación al agente por la venta. Para utilizar esta h...
Bloqueo de cupos
Bloqueo de cupos es el proceso de reservar un número determinado de espacios en una reserva para ...
Archivos
Funcionalidades Almacenamiento seguro y centralizado Subida de Archivos en Diferentes Perfi...
Notas privadas e información de facturación
En esta sección se podrá registrar información interna relacionada con la reserva y el proceso de...
Cierre de ventas y marketing
Modificar Cierre de Ventas y Marketing En la sección Cierre de Ventas y Marketing de la reserva,...
Políticas
Este módulo está diseñado para gestionar y aplicar políticas asociadas a las reservas. Permite mo...
Etiquetas
Permite asignar etiquetas personalizadas a la reserva para facilitar su organización, búsqueda y ...
Establecer el titular de la reserva
Para establecer el titular de la reserva, puedes optar por una de las dos opciones disponibles: ...
Registro de clientes en la reserva e importación masiva de clientes
Registro de clientes en la reserva Para integrar a los viajeros en las reservas, simplemente deb...
Establecer tarifas a los viajeros
Establecerlas tarifas para cada uno de los viajeros dentro de la reserva En el listado de pestañ...
Descargar listado de pasajeros
Para descargar el listado de pasajeros, simplemente pasa el puntero del ratón sobre el botón de c...
Descargar listado de pasajeros para seguro de viajes
Para descargar el listado de pasajeros para seguros de viajes, simplemente pasa el puntero del ra...
Control de disponibilidad de cupos
Anteriormente, la plataforma no validaba el control de cupos, lo que permitía que las reservas su...
Calendario de viajes
Viajeros próximos
Comisiones
Seguimiento
Seguimiento de Reservas
Tiene como objetivo principal proporcionar una visión detallada del estado de las reservas. Para ...
Facturas de proveedores
Tiene como objetivo principal mostrar los gastos relacionados con las reservas. Además, ofrece di...
Historial de pagos de clientes
Brinda una visión integral de los pagos realizados por los clientes en relación con sus reservas,...
Historial de Comisiones
Proporciona una visión detallada de los pagos realizados en concepto de comisiones en relación co...
Cuentas por cobrar y cuentas por pagar
Este panel permite conocer el estado de los pagos pendientes de clientes y los pagos pendientes a...
Ventas por pasajero
El módulo Ventas por Pasajeros está diseñado para brindar a las agencias de viajes un control exh...
Filtros del panel de seguimiento
Airvi permite visualizar y segmentar información crítica mediante filtros integrados en el panel ...
Estadísticas
Acceso al Módulo de Estadísticas
Para ingresar al módulo de Estadísticas, haz clic en el menú principal y luego selecciona la opci...
Generación de Reportes
La sección de Reportes ofrece la posibilidad de generar y descargar informes en formato de hoja d...
Visualización de Gráficos
La sección de Gráficos permite visualizar informes de manera dinámica, facilitando el acceso y an...
Ejemplo de Generación de un Informe Gráfico
La generación de un informe gráfico sigue el mismo proceso para cualquier categoría que elijas. A...
Funciones de las Herramientas del Informe Gráfico
A continuación, se describen las funciones de las herramientas disponibles para interactuar con e...
Cuadre de Caja
El Cuadre de Caja es un informe que detalla todas las transacciones de ingresos y egresos registr...
Reporte de ventas
Este reporte permite consultar de manera detallada todas las ventas realizadas en un período dete...
Reporte de ventas por pasajero
Este reporte permite visualizar las ventas desglosadas por cada pasajero dentro de una reserva, f...
Reporte de Reservas
Este reporte permite consultar todas las reservas generadas en un periodo de tiempo determinado, ...
Reporte de Cuadre de caja
Este reporte permite visualizar los movimientos de caja asociados a cada agente de viajes en un p...
Reporte de Cuentas por Cobrar y Pagar
Este reporte permite consultar de forma consolidada las cuentas por cobrar y pagar relacionadas c...
Reporte de Historial de Pagos
El Reporte de Historial de Pagos permite visualizar y gestionar los pagos registrados en un perio...
Reporte de Pagos por Reserva
El Reporte de Pagos por Reserva permite visualizar los pagos asociados a cada reserva en un perio...
Reporte de Retenciones
El Reporte de Retenciones permite consultar las retenciones aplicadas a las facturas de los prove...
Reporte Transacciones
El Reporte de Transacciones permite visualizar todas las operaciones financieras realizadas en un...
Reporte de Clientes
El Reporte de Clientes permite acceder a la base de datos de clientes registrados, mostrando info...
Reporte de Destinos por Cliente
El Reporte de Destinos por Cliente permite analizar los destinos visitados por cada cliente en un...
Reporte de Facturación de Clientes
El Reporte de Facturación de Clientes permite visualizar las facturas emitidas a los clientes en ...
Reporte de Facturas de Proveedores
El Reporte de Facturas de Proveedores permite consultar las facturas emitidas por los proveedores...
Reporte de Facturas de Proveedores por Viaje
El Reporte de Facturas de Proveedores por Viaje permite visualizar las facturas de proveedores as...
Reporte de Ingresos para Terceros
El Reporte de Ingresos para Terceros permite visualizar las ganancias generadas por servicios ven...
Reporte de Pagos de Facturas de Proveedores
El Reporte de Pagos de Facturas de Proveedores permite visualizar los pagos realizados a proveedo...
Reporte de Proveedores
El Reporte de Proveedores proporciona acceso a una base de datos completa de proveedores registra...
Reporte de Comisiones de Agentes
El Reporte de Comisiones de Agentes permite gestionar y analizar las comisiones generadas por cad...
Reporte de Descuentos
El Reporte de Descuentos permite visualizar y analizar los descuentos aplicados en las reservas d...
Reporte de Viajes
El Reporte de Viajes permite visualizar y analizar los viajes programados en un periodo específ...
Reporte Gráfico de Número de Ventas
El Reporte Gráfico de Número de Ventas permite visualizar de manera gráfica la cantidad de reserv...
Reporte Gráfico de Ventas
El Reporte de Ventas permite analizar la cantidad de reservas vendidas durante un periodo específ...
Reporte Gráfico de Número de Reservas
El Reporte de Número de Reservas ofrece una visualización clara de la cantidad de reservas progra...
Reporte Gráfico de Reservas
El Reporte Gráfico de Reservas permite visualizar de manera gráfica el valor total de las reserva...
Reporte Gráfico de Pagos de Clientes
El Reporte Gráfico de Pagos de Clientes permite visualizar de forma gráfica los pagos recibidos d...
Reporte Gráfico de Pagos vs. Abonos de Clientes
El Reporte Gráfico de Pagos vs. Abonos de Clientes permite diferenciar visualmente entre los prim...
Reporte Gráfico de Facturas de Proveedores
El Reporte Gráfico de Facturas de Proveedores permite visualizar de manera gráfica los costos aso...
Reporte Gráfico de Pagos a Proveedores
El Reporte Gráfico de Pagos a Proveedores permite visualizar de manera gráfica los pagos realizad...
Reporte de pasajeros por viaje
El Reporte de Pasajeros por Viaje permite consultar el listado completo de pasajeros asociados a ...
Transacciones
Tareas
Notificaciones
Hoteles y alojamientos
El módulo de hoteles y alojamientos es altamente integral, ya que se subdivide para una configura...
Hoteles y alojamientos
El módulo de hoteles y alojamientos es altamente integral, ya que se subdivide para una configura...
Hoteles
Para crear un hotel, simplemente haz clic en el botón "Crear". Esto abrirá una ventana donde d...
Torres
Para crear la torre, simplemente haz clic en el botón "Crear". Esto abrirá una ventana donde d...
Habitaciones
Para crear una habitación, sigue los siguientes pasos. Esto abrirá una ventana donde deberás...
Tipos de habitación
Para crear el tipo de habitación, simplemente haz clic en el botón "Crear". Esto abrirá una ve...
Tipos de cama
Para crear el tipo de cama, simplemente haz clic en el botón "Crear". Esto abrirá una ventana ...
Calendario de Habitaciones
El Módulo de Calendario de Habitaciones permite visualizar las ocupaciones del hotel seleccionado...
Secciones del Módulo
Permite visualizar de forma clara la ocupación de las habitaciones de los hoteles para un rango d...
Partes de la ventana de asignación de habitaciones
Nombre del viaje y fecha. Titular de la reserva. Opción para mostrar más detalles e...
¿Cómo Asignar una Habitación?
Para asignar una habitación a una reserva, asegúrate de cumplir con los siguientes requisitos: ...
Avisos
Error, cuando no se tiene las noches de duración elegidas en la sección de plan y tarifas. Las...
Parámetros y configuración del sistema
Los "Parámetros y configuración del sistema" son elementos esenciales dentro de una plataforma co...
Parámetros
El módulo de Parámetros es accesible únicamente desde el menú principal y está disponible solo pa...
Empresa
En este módulo podrás gestionar la información principal de tu agencia de viajes. Aquí se puede r...
Página de inicio
TRM visibles en la página principal Esta funcionalidad permite agregar o quitar la Tasa Represen...
Información legal
La parametrización de la "Información legal" se refiere al proceso de configurar y establecer los...
Bancos
La parametrización de "Bancos" implica configurar la información bancaria relevante que los clien...
Impresión
La parametrización de "Impresión" abarca una serie de configuraciones importantes relacionadas co...
Notas de cancelación
Nota personalizable de cancelación automática de la reserva Para editar este campo, debe tener u...
Comprobante de reserva
En este módulo se configura la información que se mostrará en el voucher de reservas. A través de...
Comprobante de pago
En este módulo puedes activar la opción para mostrar la información de la cuenta bancaria en el c...
Cotización
Permite personalizar los textos que acompañan las cotizaciones generadas, estableciendo tanto el ...
Paz y Salvo
Esta sección permite personalizar el contenido del mensaje para la carta de paz y salvo, adaptánd...
Moneda
La parametrización de Moneda permite definir las opciones de moneda con las que se realizarán las...
Misceláneo
En este módulo se configuran aspectos clave relacionados con el cálculo de comisiones e impuestos...
Etiquetas
¿Cómo crear una etiqueta?
Accede al Menú Principal: Dirígete al menú principal y selecciona la opción "Etiquetas". Inici...
¿Por qué etiquetar una reserva?
Etiquetar una reserva en una agencia de viajes ofrece múltiples ventajas que mejoran la organizac...
¿Dónde y como puedo etiquetar?
Nota: Para asignar una etiqueta primeramente debe estar creada. Puedes etiquetar las reservas y...
Festivos
Fuentes de Marketing
Ubicaciones/Sedes
Políticas
¿Cómo crear una nueva Política?
Para ingresar al módulo de Políticas, haz clic en el menú principal y luego selecciona la opción ...
Preguntas frecuentes
¿Cómo elegir los tipos de documento donde se mostrarán las políticas? https://docs.airvi.c...
Políticas Globales
El sistema permite administrar las políticas de forma global o personalizada, garantizando flexib...
Roles y permisos
Puntos de encuentro
Los puntos de encuentro son las ubicaciones designadas para el inicio del recorrido o el lugar do...
Programador de viajes
Cuentas Bancarias
Impuestos
Estado del sistema
El módulo "Estado del Sistema" permite al administrador supervisar de manera detallada la situaci...
Licencia
El módulo "Licencia" proporciona toda la información relacionada con la licencia adquirida por la...
Empresa
El módulo de "Empresa" genera un checklist que especifica qué aspectos están en orden y cuáles re...
Copias de seguridad
El módulo de "Copias de seguridad" permite visualizar las copias de seguridad realizadas por el s...